Betriebswirtschaftliche Auswertung: So erstellt du die BWA

Um dir einen umfassenden Überblick zu bieten, verraten wir vorab, welche Fragen zum Thema „Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)“ in diesem Artikel beantwortet werden:

• Was ist eine BWA?
• Wer sollte eine Betriebswirtschaftliche Auswertung erstellen?
• Welchen Zweck hat eine BWA?
• Was sind die verschiedenen Arten einer Betriebswirtschaftlichen Auswertung?
• Wie kann ich eine BWA erstellen?
• Was gehört in die Auswertung?
• Welche wirtschaftliche Bedeutung hat die betriebswirtschaftliche Auswertung?
• Wie lese ich die Betriebswirtschaftliche Auswertung richtig?
• Ist die Standard BWA wichtig für mich?
• Was sind die wichtigsten Kennzahlen in der BWA 01?

Definition: BWA

Die Abkürzung BWA steht für betriebswirtschaftliche Auswertung. Mit dieser stellt ein Unternehmer die Kosten- und Ertragslage seines Unternehmens dar. Im ersten Moment scheint sie einer Bilanz sehr ähnlich zu sein, zumindest was die Definition angeht. Doch im Gegensatz zu der Bilanz wird diese nicht jährlich, sondern monatlich erstellt. Mit dieser hast du also immer einen aktuellen Überblick über die wirtschaftliche Lage deines Unternehmens. Aus gesetzlicher Sicht gibt es jedoch keine Pflicht, welche die Erstellung einer betriebswirtschaftlichen Auswertung vorsieht, weswegen viele Unternehmen sie nicht lesen. Trotzdem solltest du diese jeden Monat erstellen, um die Entwicklung deines Unternehmens im Blick zu behalten.

Betriebswirtschaftliche Auswertung: Wer muss sie erstellen?

Eine Betriebswirtschaftliche Auswertung wird vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen angefertigt und genutzt. Bei diesen Unternehmen ist es besonders wichtig, im Vergleich zu Großunternehmen, den wirtschaftlichen Erfolg laufend zu beobachten und so weiter wachsen zu können. Damit ein Unternehmen eine BWA erstellen kann, wird die Buchführungspflicht des betreffenden Unternehmens vorausgesetzt. Schließlich basieren die Betriebswirtschaftlichen Auswertung auf den Daten der Finanzbuchhaltung. Erstellt wird die BWA meistens von einem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer, in den Regel mithilfe von DATEV.

Der Zweck einer BWA

Für jedes Unternehmen ist eine Betriebswirtschaftliche Auswertung ein wichtiges Instrument für die Steuerung. Deshalb ist es empfehlenswert, regelmäßig diese Auswertung zu erstellen. So kannst du jederzeit die Entwicklung deines Unternehmens überprüfen. Vor allem hast du mit der betriebswirtschaftlichen Auswertung den Vorteil, dass dir alle aktuellen Daten deines Unternehmens immer in kompakter Form vorliegen. Natürlich bringt das zusätzliche Arbeit mit, jedoch hat diese auch viele Vorteile. So kannst du anhand der betriebswirtschaftliche Auswertung beispielsweise

• deine Einkommensteuer-Vorauszahlungen prüfen und planen
• prüfen, ob für dich ein Investitionsabzugsbetrag in Frage kommt
• für ein Gespräch mit deiner Bank die aktuellen Zahlen vorlegen, z.B. für einen Kredit

Gerade für Banken ist eine BWA sehr wichtig. Diese wollen bei Kreditverhandlungen, neben Unterlagen wie beispielsweise deine Bilanzen, auch deine betriebswirtschaftliche Auswertung vorliegen haben.

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Die verschiedenen Arten einer Betriebswirtschaftlichen Auswertung

Bevor es für dich an die Erstellung einer Betriebswirtschaftlichen Auswertung geht, ist es wichtig zu wissen, dass es verschiedene Arten von BWAs gibt. Diese unterscheiden sich je nach Branche und Kostenverfahren. Welche du für dein Unternehmen wählen solltest, muss in den meisten Fällen individuell entschieden werden. Im Zweifel solltest du dich infolgedessen von deinem Steuerberater unterstützen lassen. Einige Beispiele für unterschiedliche BWAs können folgende sein:

• 01: DATEV-Standard-BWA
• 02: Arzt-BWA
• 04: Controllingsreport
• 05: Gesamtkostenverfahren-BWA
• 06: Umsatzkostenverfahren-BWA
• 07: Controllingreport-BWA Einnahmen-/ Ausgaben
• 10: Steuerberater-BWA
• 15: Kapitaldienstgrenze-BWA
• 20: Handwerks-BWA
• 43: Einnahmen-/ Ausgaben-BWA
• 44: Rechtsanwalts-BWA
• 51: Kapitalflussrechnung

So erstellst du eine BWA

Mit den Daten aus der Finanzbuchhaltung lässt sich ideal eine betriebswirtschaftliche Auswertung erstellen. Sobald dein Unternehmen die GoB-Richtlinien (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) erfüllt, kann es aus den vorhandenen Daten der Finanzbuchführung eine BWA erstellen. Hierfür kann entweder ein Steuerberater beauftragt werden oder aber du kannst sie selbst erstellen. Solltest du eine Buchhaltungssoftware besitzen, kannst du deine eine betriebswirtschaftliche Auswertung mit ein paar Klicks ebenfalls selbst erstellen.

Aber auch mit einer Excel-Vorlage kannst du gut deine BWA selber stellen und dir die Kosten für einen externen Steuerberater sparen. Dafür findest du zahlreiche Vorlagen im Internet, die du dir kostenlos runterladen kannst. Mit Hilfe dieser Formulare kannst du dir einen hervorragenden Überblick über deine betriebswirtschaftliche Auswertung schaffen.

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Das gehört in die BWA

Was genau in die betriebswirtschaftliche Auswertung gehört, hängt dabei ein Stück weit davon ab, welche BWA erstellt wird. Es gibt aber gewisse Bestandteile, die in jede der vorher vorgestellten Auswertungen gehören. Zu diesen zählen:

• Die kurzfristige Erfolgsrechnung
• Liquidität
• Bewegungsbilanz

Möchtest du bestimmte Bestandteile und Zahlen miteinander vergleichen, sollten zusätzlich folgende Punkte in deiner Auswertung beinhaltet sein:

• Vorjahresrechnung
• Branchenvergleich
• Soll- /Ist-Vergleich
• Jahresübersicht

Die wirtschaftliche Bedeutung der betriebswirtschaftlichen Auswertung

Die BWA hat in der Wirtschaft eine große Bedeutung. Die DATEV und die steuerberatende Branche drucken monatlich über 2,5 Millionen Auswertungen für Unternehmen aus. Somit stellt sie für Banken, Unternehmer und Finanzverwalter eine wichtige Orientierung dar.

Dementsprechend hoch sind auch die Anforderungen an die Aussage-und Auswertungsfähigkeit der Auswertung. Wichtig ist hierbei, dass sie:

• rechtsformneutral gestaltet ist,
• mit einem Branchenvergleich kompatibel ist,
• standardisierbar ist,
• sich größenordnungsneutral abbilden lässt und
• eine integrierte Darstellung mit dem Rechnungswesen und statistischen Daten eines Unternehmens erlaubt.

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung richtig lesen

Leider hilft dir die beste betriebswirtschaftliche Auswertung nichts, wenn du sie nicht richtig lesen kannst. Wenn das der Fall ist, siehst du nur ein Blatt mit vielen Zahlen vor dir liegen, aus denen du aber keine Entwicklungen ablesen kannst. Deswegen empfiehlt es sich, monatlich eine sogenannte Bewegungs-BWA zu erstellen. Dies ist eine kurzfristige Erfolgsrechnung, die sehr häufig in der Praxis angewendet wird. Mit einer Bewegungsbilanz wird aufgezeigt, wie sich die Bewegungen des Jahres auf den ausgewiesenen Kontogruppen per Saldo auswirken. Diese Bewegungs-BWA wird meist in zwei Rubriken dargestellt: der Mittelverwendung und der Mittelherkunft. Bei der Mittelverwendung wird die Erhöhung, beziehungsweise die Minderung von Kapitalanteilen aufgezeigt. Die Mittelherkunft zeigt die Minderung von Vermögenswerten, beziehungsweise die Erhöhung von Passiva. Unter der Passiva versteht man die Summe des zur Verfügung gestellten Kapitals, welche auf der rechten Seite einer Bilanz zu finden ist.

Diese BWA kannst du ganz einfach lesen und aus dieser dementsprechend die wichtigsten Faktoren lesen und ableiten:

• Wo stehst du im Vergleich zum vergangenen Monat?
• Wie sieht der Vergleich zum selben Monat im vergangenen Jahr aus?
• Wo hast du Kosten und Erlöse unterschritten oder überschritten?
• Wie sieht deine unternehmerische Entwicklung in Prozenten aus?
• Wie sieht das Verhältnis zwischen Betriebsergebnis und Personalkosten aus?

Dies sind nur ein paar Beispiele, welche Daten du auch dieser Auswertung ziehen kannst, um zu vergleichen und notfalls entsprechend reagieren zu können.

Bildquelle: Bigstock

Standard BWA: Wichtig für dich?

Bevor du dich jetzt in komplizierte Berechnungen stürzt, solltest du dich vor allem auf die Standard-BWA konzentrieren. Diese wird auch als BWA 01 bezeichnet. Die betriebswirtschaftliche Auswertung stellt für dich eine kurzfristige Erfolgsrechnung dar, mit der du deine vorhandenen Daten rein nach betriebswirtschaftlich Faktoren analysierst, damit aber nicht ins kleinste Detail gehen kannst. Gerade diese BWA 01 eignet sich für jedes Unternehmen, für jede Branche und ebenfalls für jede Betriebsgröße.

Die 10 wichtigsten Kennzahlen in der BWA 01

• Die Gesamtleistung: Zur Gesamtleistung gehören Bestandsveränderungen und deine Umsatzerlöse
• Der Rohertrag: Den Rohertrag bekommst du, wenn du von der Gesamtleistung den Materialeinkauf und mögliche Fremdleistungen abziehst
• Die sonstigen betrieblichen Erlöse: Dieser Punkt ist wichtig, wenn aus dem Betriebsvermögen auch Gegenstände oder Leistungen von dir privat genutzt werden. Das kann beispielsweise dein Firmenwagen oder auch nur das Diensthandy oder der Laptop sein. Der Anteil, der für die private Nutzung entsteht, wird zu den sonstigen betrieblichen Erlösen gerechnet.
• Der betriebliche Rohertrag: Dieser Betrag setzt sich für dich aus dem Rohertrag und allen anderen betrieblichen Erlösen zusammen. Diesen sogenannten positiven Betrag musst du der Kostenrechnung gegenüber stellen.
• Die Kostenarten: Unter den Kostenarten findest du alle Kosten ohne Zinsen und Steuern. Das können beispielsweise Personalkosten, Mietkosten, Werbekosten und auch Abschreibungen sein. Diese Kostenarten sind für dich auch wichtig, wenn du deinen Break Even Point berechnen willst.
• Das Betriebsergebnis: Du bekommst das Betriebsergebnis, wenn du von den Gesamtkosten den betrieblichen Rohertrag abziehst.
• Der neutraler Aufwand: Zu diesem gehören Steuervorauszahlungen, aber auch Zinsen. Dieser wird deshalb als neutral bezeichnet, weil er nicht direkt etwas mit deinem Business zu tun hat.
• Der neutrale Ertrag: Genauso wie es beim neutralen Aufwand der Fall ist, gibt es auch Einkünfte, die nicht unmittelbar mit deinem Business zu tun haben. Das können steuerliche Erstattungen oder Zinserträge sein, um nur zwei Beispiele zu nennen.
• Das Ergebnis vor Steuern: Dieses Ergebnis bekommst du, wenn vom Betriebsergebnis die neutralen Aufwände und neutralen Erträge abziehst.
• Das vorläufige Ergebnis: Das vorläufige Ergebnis errechnet sich, wenn du vom Ergebnis vor Steuern die Steuern abziehst.

Tipp: Erstelle deine betriebswirtschaftliche Auswertung regelmäßig

Nutze die regelmäßige Erstellung und das Lesen der Standard-BWA dazu, dir einen Überblick über die aktuelle Ertragslage deines Unternehmens zu verschaffen. Mit der Auswertung bist du in der Lage, dein Unternehmen zu steuern und weitere Vorgänge zu planen. Die Erstellung ist zwar vom Gesetzgeber nicht vorgeschrieben, jedoch gehören sie für die Banken oder auch bei Suche nach einem Investor zum Standardprogramm und muss zwingend vorgelegt werden.

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Häufige Fragen (FAQ) zur betriebswirtschaftlichen Auswertung