So gelingt die Arbeit im Team

Buchhaltung im Team und in der Cloud erledigen

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In immer mehr Unternehmen wird dezentral gearbeitet. Insbesondere in Branchen, in denen digitale Tätigkeiten überwiegen, befinden sich die Mitarbeiter oft an unterschiedlichen Orten oder es wird gleich ganz auf firmeneigene Räumlichkeiten verzichtet und die Mitarbeiter arbeiten von zu Hause aus. Kommunikation und Zusammenarbeit werden dabei meist über Cloud-Dienste ermöglicht.

Die Buchhaltung eines Unternehmens ist ein weites Arbeitsfeld, in den üblicherweise mehrere Mitarbeiter involviert sind. Es müssen Kundendaten erfasst und gepflegt, Belege abgelegt, Angebote und Rechnungen erstellt und versendet, Rechnungen verbucht, Projekte überwacht und Projektzeiten festgehalten und in abrechenbare Positionen umgewandelt werden. Dazu kommen Aufgaben wie die Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung und der EÜR oder die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro.

Es liegt also nahe, auch diesen Bereich mit Hilfe einer Cloud-Software zu erledigen. Wir haben uns am Beispiel von Papierkram.de angesehen, welche Funktionen hinsichtlich Teamarbeit vorhanden sind und welche Anforderungen hinsichtlich Sicherheit, behördlich gefordertem Dokumentenformat und Konformität mit den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchhaltung erfüllt werden.

Cloud-Buchhaltung am Beispiel von Papierkram.de

Papierkram DashbaordQuelle: Papierkram

Mit einer entsprechenden Cloud-Buchhaltung werden alle oben angesprochenen Arbeitsschritte ermöglicht. Papierkram.de ermöglicht bis zu 20 Mitarbeitern den Zugriff zur Software, weitere Nutzer sind hinzubuchbar. Die Mitarbeiter können mit unterschiedlichen Rechten ausgestattet werden und so die Arbeitsschritte ausführen, die ihren originären Tätigkeitsbereich betreffen. Zur Verfügung stehen hier die Rollen „Zeiterfasser“, „Projektleiter“, Buchhalter“ und „Accountinhaber“.

Die Rollen orientieren sich dabei an den typischen Projektabläufen innerhalb eines Teams. „Zeiterfasser“ tracken ihre Arbeitszeiten zu bestimmten Aufgaben eines ihnen zugewiesenen Projektes, „Projektleiter“ verwalten Kontakte, erstellen Angebote, legen Projekte an, weisen Mitarbeiter den laufenden Projekten zu und überwachen den Budgetverlauf und die Rechnungserstellung.

Ein Nutzer, dem die Rolle „Buchhalter“ zugewiesen wurde, hat vollen Überblick über Ausgaben- und Einnahmenbelege, Angebote, Rechnungen und Mahnungen und Zugriff auf die Berichte UStVA, EÜR, BWA und Cashflow und die angebundenen Online-Konten.

Die Rolle „Accountinhaber“ schließlich hat vollen Zugriff auf alle Ansichten und Funktionen und verwaltet die angelegten Nutzer und deren Rollen.

Projektverwaltung und integrierte Zeiterfassung für alle Mitarbeiter

Papierkram ZeiterfassungQuelle: Papierkram

Mit Papierkram lassen sich nicht nur buchhalterische Vorgänge abbilden. Durch die integrierte Zeiterfassung und Projektverwaltung wird das Projektmanagement mit der Buchhaltung verzahnt. Nach Kontaktaufnahme mit einem neuen Kunden wird dieser angelegt, bevor ein Angebot entweder mit individuellen, auf den Kunden zugeschnittenen Positionen, oder mit vorab definierten Dienstleistungen und Waren erstellt wird. Nach Angebotsannahme wird das Angebot in ein Projekt umgewandelt und alle abzuarbeitenden Aufgaben werden definiert. Jeder Aufgabe kann eine andere Dienstleistung zugewiesen werden, so dass unterschiedliche Preise der verschiedenen Tätigkeiten berücksichtigt werden können.

Die dem Projekt zugewiesenen Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten entweder live über den TimeTracker in der Browserversion von Papierkram, über den auf dem eigenen Computer installierbaren Desktop-TimeTracker oder über die Smartphone-App für iOS und Android. Mittels der Smartphone-App können Zeiten auch erfasst werden, wenn keine Internetverbindung besteht. Die App synchronisiert dann automatisch die Einträge mit dem Account, sobald das Telefon wieder eine Verbindung zum Internet herstellt.

Die erfassten Zeiten werden schließlich mit einem Klick in eine Rechnung umgewandelt. Papierkram erstellt automatisch die Rechnungspositionen, gruppiert sie nach Aufgaben oder Dienstleistungen und errechnet den Gesamtpreis. Dabei erfolgt die Berechnung des Preises nach einer Rundungsregel für erfasste Zeiten, die vom Accountinhaber definiert wird.

Effektive Belegverwaltung mit dem Posteingang

Jeder Account verfügt über eine eigene E-Mail-Adresse, über die die Software Dokumente als E-Mail-Anhang empfangen kann. Die Dokumente stehen dann im Posteingang zur Verfügung und können direkt in einen Beleganhang umgewandelt werden. So besteht die Möglichkeit, dass bspw. Mitarbeiter im Außendienst Belege einfach mit dem Smartphone scannen und an die Buchhaltungssoftware weiterleiten. Der zuständige Mitarbeiter verarbeitet die Belege dann entsprechend und nimmt die Buchungen vor.

Nachvollziehbarkeit und Protokollierung

Das interne Audit-Log von Papierkram protokolliert automatisch alle Änderungen innerhalb der angelegten Dokumente und Entwürfe. Sollten also mehrere Mitarbeiten an einem Angebots- oder Rechnungsentwurf arbeiten, werden alle Aktivitäten gespeichert und mit Datum und Nutzername aufgelistet. So ist jeder Schritt in der Dokumenterstellung transparent und nachvollziehbar. Darüber hinaus können Notizen und Kommentare zu dem Dokument hinterlassen werden, so dass alle zusätzlichen Informationen zum jeweiligen Vorgang an Ort und Stelle und mitarbeiterübergreifend zur Verfügung stehen.

GoBD-konform

Alle buchhalterischen Vorgänge eines Unternehmens müssen den Vorgaben der GoBD, einer Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen für softwarebasierte Buchhaltung, genügen. Bei Papierkram.de handelt es sich um eine dahingehend zertifizierte Buchhaltungssoftware, die die Vorgaben der GoBD vollumfänglich erfüllt.

Rechnungen, Aus- und Einnahmebelege, Angebote, Lieferscheine etc. werden nach der Buchung nachvollziehbar und unveränderlich archiviert. Abgeschlossene Dokumente und Buchungen können nicht gelöscht, sondern nur storniert werden und alle steuerlich relevanten Vorgänge und Änderungen werden lückenlos dokumentiert. Hinsichtlich einer möglichen Betriebsprüfung muss man sich als Papierkram-Nutzer also keine Sorgen machen, alle gesetzlichen Vorgaben werden eingehalten. Betrieben wird Papierkram darüber hinaus ausschließlich in TÜViT-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Alle Daten zwischen Client und Server werden zudem immer verschlüsselt übertragen.

XRechnung

Papierkram unterstützt das XRechnungs-Format, das seit dem 27. November 2020 für alle Rechnungen an Behörden in Deutschland verpflichtend ist und auch von vielen weiteren Unternehmen verlangt wird. Die von Papierkram erstellten PDF-Rechnungen werden entsprechend den neuen Formatvorgaben generiert, so dass ein reibungsloser Ablauf bezüglich der Rechnungsstellung und der Abwicklung der Zahlung beim Kunden garantiert ist.

Sicherheit, automatische Updates und Daten-Backups

Ein wesentlicher Vorteil von cloud-basierter Software ist, dass Software und System regelmäßig von IT Spezialisten auf seine Sicherheit und aktuelle Schwachstellen hin untersucht wird. System und-Softwareupdates werden laufend eingespielt und stehen jedem Nutzer automatisch und ohne Mehrkosten zur Verfügung.

Das bedeutet auch, dass alle zukünftigen Anpassungen an steuerrechtliche Vorgaben automatisch nach der Implementierung zur Verfügung stehen. Regelmäßige Backups und redundante Server an verschiedenen Standorten sorgen schließlich für maximale Sicherheit im Falle eines Datenverlustes durch einen Festplattenschaden. Alle Daten können zusätzlich vom Accountinhaber heruntergeladen und gespeichert werden.

Plattformunabhängig – Mac, Windows, Linux, iOS, Android

Für die Arbeit mit Papierkram ist nichts weiter als ein aktueller Browser vonnöten. Papierkram kann mit jedem beliebigen Betriebssystem und jedem beliebigen Gerät verwendet werden und es ist keine Installation in der eigenen IT-Infrastruktur notwendig.

Papierkram neue Rechnung iPadQuelle: Papierkram

Fazit

Eine Cloud-Software bietet für Unternehmen aller Größen viele Vorteile. Die Arbeit im Team wird deutlich vereinfacht, die Infrastruktur muss nicht selbst gewartet werden und Updates werden automatisch implementiert, was vor allem bei einer Buchhaltungssoftware, die mindestens jährlich an aktuelle Steuervorgaben angepasst werden muss, eine große Erleichterung bedeutet.

Mit Papierkram ist man auch hinsichtlich der Vorgaben der GoBD und dem von Behörden geforderten Format der Dokumente auf der sicheren Seite. Buchhaltung, Projektmanagement und Zeiterfassung werden in einer Software kombiniert und der Zugriff auf die Daten ist von jedem Gerät, das mit dem Internet verbunden ist und über einen aktuellen Browser verfügt, möglich.

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