So bekommst du deine Kunden dazu keine Rechnung unbezahlt liegen zu lassen

8 wirksame Tipps, wenn dein Kunde eine Rechnung nicht bezahlt

Egal ob frisch gegründet oder schon einige Jahre am Markt, unbezahlte Rechnungen sind mehr als nur ärgerlich. Während du kleinere Zahlungsversäumnisse vielleicht noch ausgleichen kannst, kann dies bei einem Kunden mit großem Auftragsvolumen schnell existenzbedrohend für dich sein. Auch für deine Planungssicherheit ist es deshalb entscheidend, dass deine Kunden ihre Rechnungen pünktlich begleichen. Mit diesen 8 Tipps sorgst du für eine gute Zahlungsmoral bei deinen Kunden und erfährst einfache Strategien für den Fall, dass dein Kunde seine Rechnung nicht bezahlt.

1. Tipp: Über Geld spricht man doch!

Es existiert die weitverbreitete Annahme, dass Unternehmer das Thema Geld im Kundenkontakt umgehen sollen. Insgesamt ist die Frage nach dem Geld in der Vorstellung vieler mit Knauserigkeit oder Kleinlichkeit verknüpft. Doch wenn du selbst ein Problem damit hast, offen eine angemessene Bezahlung für deine Arbeit zu verlangen, merken das deine Kunden. Und sie beginnen damit, die nicht bezahlten Rechnungen schleifen zu lassen. Sei beim Thema Geld also höflich, aber selbstbewusst, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wurde. Denn es ist keine Schande, für gute Arbeit zeitnah einen Lohn einzufordern.

2. Tipp: Liegt es an dir, wenn die Rechnung nicht bezahlt wird?

Nichts ist unangenehmer, als einen Kunden für das Nichtbegleichen einer Rechnung zu kontaktieren, wenn der Fehler bei dir liegt. Deshalb macht es Sinn, vorher ganz genau zu prüfen, ob du selbst an alles gedacht hast. Hast du die Rechnung wirklich abgeschickt? War der Zahlungszeitraum klar definiert und ist die Summe korrekt? Hast du die Rechnung an die richtige Person geschickt? Sind deine angegebenen Bankdaten korrekt? Dabei solltest du unbedingt darauf achten, dass du deine Buchhaltung regelmäßig aktualisierst. Denn nur so siehst du alle Zahlungseingänge bzw. die Nichteingänge und kannst frühzeitig reagieren, wenn dein Kunde seine Rechnung nicht bezahlt.

3. Tipp: Positive und negative Verstärkung

Darüber hinaus existieren auch ein paar Tricks der positiven und negativen Verstärkung, um schon vorher zu verhindern, dass eine Rechnung nicht bezahlt wird. Dabei lässt sich zum Beispiel ein Rabatt verwenden, der deine Kunden zur Zahlung motiviert. Dieser sogenannte Skonto ist ein Nachlass von zwei Prozent, der aber nur innerhalb einer bestimmten Frist nach Rechnungserhalt möglich ist. Bei einem Gesamtzahlungsziel von 30 Tagen könntest du also in der Rechnung aufführen, dass es zwei Prozent Rabatt gibt, aber nur innerhalb einer 14-tägigen Frist. Zudem kannst du auch direkt eine negative Verstärkung verwenden und eine Strafgebühr für verspätete Zahlungen ankündigen, wenn der Kunde die Rechnung nicht bezahlt. Doch diese sollte nicht zu hoch sein, schließlich willst du deinen Kunden nicht verärgern.

4. Tipp: Vereinfachte Rechnungen durch Zahlungsmöglichkeiten

Oftmals steigt das Risiko für nicht bezahlte Rechnungen, wenn nicht genügend Zahlungsmöglichkeiten vorhanden sind. Erarbeite die Bedingungen deshalb gemeinsam mit deinem Kunden und biete ihm verschiedene Zahlungsmöglichkeiten an. Wenn du hier flexibel bist und auf seine Wünsche eingehst, schafft dies ein positives Klima in eurer Beziehung. Und dieses erhöht wiederum seine Motivation, fristgerecht seine Rechnung zu bezahlen. Bei einem Online-Business bieten sich hingegen die gängigen Zahlungsmöglichkeiten an, um zu verhindern, dass eine Rechnung nicht bezahlt wird. Dazu gehören die klassische Online-Überweisung, PayPal, aber auch neue beliebte Dienste, wie zum Beispiel Klarna.

5. Tipp: Eine freundliche Nachfrage zur nicht bezahlten Rechnung

Wenn der Zahlungszeitraum verstrichen ist, ohne dass der Kunde seine Rechnung bezahlt hat, gehe nicht gleich vom Schlimmsten aus. Fast immer sind dumme Zufälle oder harmlose Gründe die Ursache für nicht bezahlte Rechnungen. Vielleicht ist die Rechnung in der Post verloren gegangen oder es kam kurzfristig ein Notfall dazwischen, wodurch die Rechnung einfach unterging. Deshalb melde dich am besten bei deinem Kunden und frage nach, ob er die Rechnung erhalten hat. Sollte sie nur in der falschen Ablage gelandet sein und deshalb ist die Rechnung nicht bezahlt, kann dein Kunde die Zahlung direkt veranlassen.

6. Tipp: Die Zahlungserinnerung für unbezahlte Rechnungen

Wenn dein Kunde seine Rechnung nicht bezahlt und du trotz Nachfrage keine Antwort bekommst, sende eine neutrale Zahlungserinnerung. Bleibe weiterhin höflich, aber bestimmt im Ton. Denn der Kunde kann die Rechnung zwar vergessen, aber er muss trotzdem wissen, dass du die nicht bezahlte Rechnung bemerkt hast. Dabei solltest du unbedingt eine klare Frist für die erwartete Zahlung setzen, zum Beispiel sieben Tage. Denn das schafft mehr Verbindlichkeit als die allgemeine Bitte, bald die Zahlung für die unbezahlte Rechnung anzuweisen.

Unsere kostenlose Vorlage für eine freundliche Zahlungserinnerung.

7. Tipp: Eine Mahnung schicken, wenn die Rechnung nicht bezahlt wird

Wenn auch auf die Zahlungserinnerung kein Geldeingang auf nicht bezahlte Rechnungen erfolgt, ist eine Mahnung der nächste Schritt.  Denn manche Kunden zahlen ihre Rechnungen leider erst dann, wenn sie die erste Mahnung erhalten. Wenn dies verlässlich geschieht, ist es zwar ärgerlich, gibt dir aber zumindest wieder Planungssicherheit. Dabei sollte dein Ton in der Mahnung noch immer sachlich, aber zunehmend deutlicher sein. Generell setzen viele Unternehmen auf insgesamt drei Mahnungen, doch das ist gesetzlich nicht vorgeschrieben.  Jedoch ist es wichtig, dass jede Mahnung ein klares Zahlungsziel beinhaltet. Am Ende der letzten Mahnung taucht dann der Hinweis für die Einleitung rechtlicher Schritte auft, wenn die Rechnung nicht bezahlt wird.

8. Tipp: Weitere rechtliche Schritte einleiten

Spätestens die Androhung eines gerichtlichen Mahnverfahrens bringt deinen Kunden dazu, seine nicht bezahlten Rechnung zu begleichen. Nur wenige Ausnahmen verweigern auch weiterhin die Zahlung. Wenn du an einen solchen Kunden geraten bist und die Rechnung nicht bezahlt wird, bleiben dir zwei verschiedene Möglichkeiten:

  • Zum einen kannst einen Mahnantrag an das Mahngericht schicken, das für deinen Geschäftssitz verantwortlich ist. Ist formal nichts zu beanstanden, schickt das Gericht einen Mahnbescheid an deinen Kunden. Die Kosten für den Mahnbescheid in Höhe von ca. 30 Euro musst du dabei vorstrecken. Wenn dein Kunde dann jedoch Widerspruch einlegt und eine  Gerichtsverhandlung ansteht, kommen noch die Kosten für deinen Anwalt hinzu.
  • Alternativ kannst du für Mahnungen bei unbezahlten Rechnungen auch ein Inkassounternehmen einschalten. Dieses „kauft“ die Rechnung von dir und treibt den Betrag selbst ein. Auf diese Weise erhältst du zwar schneller dein Geld, wenn deine Rechnung nicht bezahlt ist, allerdings bekommst nicht die volle Summe der Rechnung.

Fazit: Keine Panik, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird

Nicht bezahlte Rechnungen sind immer ärgerlich. Aber zum Glück kannst du vieles tun, um dieses Problem direkt zu vermeiden. Generell lohnt es sich immer, ein gutes Verhältnis zum Kunden aufzubauen, sodass sich auch Zahlungsprobleme frühzeitig ansprechen lassen und Lösungen bereitstehen. Dabei solltest du immer höflich bleiben, wenn dein Kunde seine Rechnung nicht bezahlt. Doch es gibt auch Grenzen, denn schließlich geht es um eine Rechnung für deine erbrachte Dienstleistung, um deine Existenz zu sichern.

Häufige Fragen (FAQ), wenn ein Kunde die Rechnung nicht bezahlt

Was tun, wenn jemand die Rechnung nicht bezahlt?

Wenn ein Kunde seine Rechnung nicht bezahlt, solltest du zunächst eine Zahlungserinnerung und dann Mahnungen senden. Kommt dann keine Antwort, kannst du einen Anwalt einschalten oder ein Inkassounternehmen beauftragen.

Wie viele Mahnungen verschickt man bei nicht bezahlten Rechnungen?

Die Anzahl der Mahnungen ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Jedoch hat es sich allgemein bewährt, insgesamt drei Mahnungen zu verschicken und erst dann weitere rechtliche Schritte einzuleiten.

Wie viel kostet ein Mahnbescheid vom Mahngericht?

Wenn du einen offiziellen Mahnbescheid über ein Mahngericht verschicken lässt, kostet das ca. 30 Euro. Die Kosten sind je nach Bundesland unterschiedlich und lassen sich beim zuständigen Amtsgericht erfragen.

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Über den Autor

Frauke Bitomsky

Eine Antwort

  1. Ich ziehe nicht erst als letzten Schritt ein Inkassounternehmen zu Rate. Bei ausbleibender Zahlung versende ich 2 Mahnungen und nehme dann die professionelle Hilfe in Anspruch, sofern dies nicht bereits zu einer Zahlung geführt hat. Dies deckt dann zumindest den Großteil der laufenden Kosten. Vielen Dank.

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