Buchhalltung ohne Excel

Jedes Unternehmen muss Rechnungen an Kunden schreiben und erhält wiederum Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern, die kontrolliert, bezahlt und archiviert werden müssen. Bei projektbasierter Arbeit müssen Zeiten erfasst und den Kunden nach Projektabschluss in Rechnung gestellt werden und das Finanzamt verlangt nach einer UStVA und einer EÜR.

Insbesondere bei kleinen Unternehmen kommen für diese Aufgaben oft Word und Excel bzw. Open Source Äquivalente zum Einsatz. Word und Excel sind tolle Programme, wenn es darum geht, Texte zu schreiben oder Tabellenkalkulationen vorzunehmen. Warum sie für die Buchhaltung eher nicht taugen und wie Du mit einer günstigen und cloudbasierten Buchhaltungssoftware Deine Prozesse optimierst und potentielle Fehlerquellen eliminierst, erklären wir Dir in diesem Artikel am Beispiel der Cloudbuchhaltung Papierkram.

Buchhaltung ohne Excel - Dashboard PK

Das Dashboard von Papierkram zeigt alle wichtigen Daten auf einen Blick

Mit einer Buchhaltungssoftware erstellte Dokumente enthalten alle Pflichtangaben

Die Dokumente, die Du erstellst, also alle Angebote, Rechnungen, Lieferscheine etc. müssen Pflichtangaben enthalten, die gesetzlich vorgeschrieben sind. Je nachdem, ob Du eine Rechnung ins Inland, ins EU-Ausland oder in ein Drittland – wie bspw. die Schweiz – stellst, verändern sich die Umsatzsteuersätze oder es müssen weitere spezifische Angaben enthalten sein, wie zum Beispiel der Hinweis auf eine innergemeinschaftliche Lieferung bei einer Rechnung ins EU-Ausland.

Wenn Du Deine Dokumente manuell mit Word erstellst, ist die Gefahr groß, dass Du etwas vergisst und die Rechnung vom Kunden nicht akzeptiert wird. Erstellst Du diese Dokumente bspw. mit Papierkram, werden sie immer mit den jeweils korrekten Angaben generiert.

Aber auch Flüchtigkeitsfehler vermeidest Du mit dem Einsatz einer Buchhaltungssoftware. Wenn man einfach das letzte Word-Dokument kopiert und die Daten ändert, vergisst man schnell einmal, die Rechnungsnummer oder das Datum anzupassen. Im schlimmsten Fall fällt das ganze erst auf, wenn der Kunde die Rechnung beim Finanzamt einreicht und dieses das Dokument nicht anerkennt, weil die formalen Anforderungen nicht erfüllt wurden.

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2. Das Design Deiner Dokumente bleibt immer gleich

In Papierkram kannst Du das Briefpapier Deines Unternehmens hinterlegen, das dann in alle Dokumente, die aus dem System heraus erstellt werden, automatisch eingebunden wird. Du musst Dich also nicht mehr darüber ärgern, dass Dein Logo in der Word-Datei immer wieder woanders hinrutscht oder generell nicht an den Platz eingefügt werden kann, an dem Du es gerne hättest.

Zudem bleiben alle Abstände, Ränder und Fußzeilen gleich und alle Dokumente werden immer im selben Layout erstellt. So kann es Dir bspw. nicht passieren, dass der Adressblock plötzlich nicht mehr ins Sichtfenster des Briefumschlags passt, weil sich beim Bearbeiten der Word-Datei die Bereiche verschoben haben.

Mit CSS-Befehlen kannst Du das gesamte Layout der Vorlagen nach Deinen Vorstellungen ändern, so dass Du die Standardvorlagen immer an das Corporate Design Deines Unternehmens anpassen kannst.

Buchhaltung ohne Excel - Rechnung erstellen PK

Eine Rechnung erstellst Du ganz einfach in einer übersichtlichen Maske. Die Inhalte werden automatisch in die definierten Rechnungsvorlagen eingebunden.

3. Einfache Belegerfassung – auch mit dem Smartphone unterwegs

Neben der Erstellung von Angeboten und Rechnungen musst Du natürlich auch die Belege Deiner Ausgaben sammeln und verwalten. Ohne eine Buchhaltungssoftware musst Du Dir also ein sicheres Ablagesystem überlegen, in dem Du die Belege wiederfindest und Du musst die Daten der Belege in eine Tabelle eintragen. Das ist sehr mühselig und natürlich auch sehr fehleranfällig. Mit Papierkram erstellst Du einfach einen Beleg und lädst das dazugehörige PDF oder Bild des Originalbelegs hoch, fertig. Du kannst Belege auch unterwegs mit dem Smartphone scannen oder fotografieren und direkt über den Posteingang, den jeder Papierkram-Account besitzt, per E-Mail an Deinen Account schicken. So sind alle Belege automatisch an einem Ort archiviert. Über die Suchfunktion und die verschiedenen Filter- und Sortieroptionen kannst Du sicher sein, dass Du jeden Beleg schnell und einfach wiederfindest.

4. EÜR und UStVA werden automatisch erstellt

Erstellst Du Rechnungen mit Word, musst Du trotzdem noch alle Daten in einer Excel-Datei erfassen, um die UStVA und die EÜR anfertigen zu können. Du musst also alle Beträge, die Du in Rechnung gestellt hast, und selbstverständlich auch alle Belege zu Deinen Ausgaben, erfassen und die Werte ermitteln, die Du dem Finanzamt übermitteln musst. Bei einer Buchhaltungssoftware wie Papierkram passiert das alles automatisch im Hintergrund. Sobald Du einen Zahlungseingang für eine Rechnung buchst oder einen Beleg als bezahlt gekennzeichnet hast, wird die EÜR und die UStVA aktualisiert. Außerdem hast Du mit einer Übersicht wie dem Cashflow Deine Ausgaben und Einnahmen aller Monate immer im Blick.

5. Zeiterfassung bequem auf Knopfdruck

Wenn Du Projekte für Kunden abwickelst und Deine Arbeitszeit in Rechnung stellst, dann musst Du Deine Zeiten genau in Excel eintragen und diese Werte wieder gemäß Deinem Stundensatz in die Beträge umrechnen, die Du Deinem Kunden in Rechnung stellst. Das ist sehr umständlich und fehleranfällig. In Papierkram hinterlegst Du Stunden- oder Tagessätze für die Dienstleistungen, die Du anbietest, legst ein Projekt mit den darin abzuarbeitenden Aufgaben an und erfasst die Zeiten, die Du für das Abarbeiten der Aufgaben benötigst, ganz einfach mit einem Start- und Stoppknopf.

Wenn das Telefon klingelt und Du Deine Arbeit für kurze Zeit unterbrechen musst, drückst Du einfach auf Stopp und sobald Du wieder an der Erledigung der Aufgaben weiterarbeitest, lässt Du die Zeit wieder weiterlaufen.

Anschließend kannst Du alle erfassten Zeiten ganz einfach mit einem Klick in eine Rechnung überführen und der Rechnungsbetrag wird entsprechend Deiner Preisangabe und gemäß der von Dir ausgewählten Rundungseinstellung berechnet.

Einfacher, genauer und weniger fehleranfällig geht es nicht.

6. Alle Daten und Dokumente an einem Ort

Verwendest Du eine Buchhaltungssoftware, verwaltest Du alle Daten und alle Dokumente an einem Ort. Alle Kunden- und Lieferantenadressen, alle geschriebenen und erhaltenen Rechnungen der letzten Jahre, alle Angebote, alle erfassten Zeiten und alle abgewickelten Projekte. Bei einer Cloudsoftware wie Papierkram sind Deine Daten dabei besonders sicher. Egal, ob die Festplatte Deines Computers kaputtgeht oder Du Dein Notebook oder Deinen USB-Stick verlierst, Du kannst jederzeit mit jedem Notebook, Tablet oder Smartphone auf alle Daten zugreifen. Die Daten werden im Falle von Papierkram in TÜVit-zertifizierten Rechenzentren gespeichert und es werden regelmäßig Backups angelegt. Selbstverständlich hast Du über eine Exportfunktion darüberhinaus die Möglichkeit, alle Daten jederzeit zu exportieren und auf einem beliebigen Speichermedium zu sichern.

7. Abgleich aller Transaktionen Deines Kontos möglich

Mit Papierkram kannst Du alle Umsätze Deines Kontos mit Deinen Rechnungen und Belegen abgleichen. So kann es Dir nicht passieren, dass Du eine Ausgabe oder Einnahme übersiehst und keine Eintragung in Deiner Excel-Datei vornimmst. Bleibt eine Transaktion im Konto stehen, weil noch kein Beleg erstellt wurde, siehst Du es sofort und kannst den Beleg direkt aus der Kontoübersicht heraus erstellen.

Fazit

Du siehst, es hat viele Vorteile, die Buchhaltung mit einer entsprechenden Software zu erledigen und viele Nachteile, wenn man mit Word und Excel hantiert.

Es werden einem viele Lästige Schritte abgenommen und darüberhinaus viele Fehlerquellen eliminiert, die im ungünstigsten Fall zu Problemen mit dem Finanzamt oder mit den Kunden führen können.

Da Papierkram mit der Free-Version eine vollwertige Buchhaltungssoftware kostenfrei zur Verfügung stellt, gibt es eigentlich keinen Grund, weiterhin mit Officeprogrammen zu buchhalten. Zwar sind Funktionen wie EÜR und UStVA erst ab einer der Aboversionen enthalten, aber den Großteil der oben genannten Vorteile bietet bereits die kostenlose Version. Solltest Du dann doch Funktionen der Aboversionen benötigen, kannst Du diese jederzeit ganz einfach für schmales Geld dazubuchen.

Word ist dazu da, Texte zu schreiben und zu verarbeiten, Excel für Tabellenkalulation. Für die Buchhaltung greift man besser zu einer Buchhaltungssoftware wie Papierkram :)