Buchhaltung als Selbstständiger

Zu jedem Unternehmen gehört auch eine Buchhaltung. Selbst wenn man zum Jahresabschluss keine Bilanz erstellen, sondern nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung aufstellen muss, müssen Betriebseinnahmen und vor allem auch Betriebsausgaben in irgendeiner Form sinnvoll nachgewiesen werden können. Daher empfiehlt es sich in jedem Fall, die Unterlagen in Form einer Buchhaltung zusammenzustellen. Das erleichtert die Ermittlung aller relevanten Positionen und ist auch im Falle einer Betriebsprüfung eine sinnvolle Absicherung. Daher sollten die folgenden Tipps von eigentlich jedem Unternehmer in dieser Form auch berücksichtigt werden.

Wichtig dabei: Es handelt sich hierbei um die Struktur, wie sie bei einer klassischen physischen Buchhaltung funktioniert. Solltest du deine Buchhaltung lieber auf digitalem Wege abwickeln wollen, empfehlen wir dir zusätzlich unseren Artikel zur digitalen Buchhaltung.

Wie ist eine klassische Buchführung aufgebaut?

Eine gewöhnliche Buchführung ist in Debitoren, Kreditoren und Banken aufgeteilt. Eine Einteilung danach ist immer sinnvoll und richtig. So kann sich jeder, sei es der Steuerberater, ein Prüfer vom Finanzamt oder der eigene Mitarbeiter, der einen Beleg sucht, genau das heraussuchen, was er gerade braucht. Die einzelnen Positionen lassen sich dabei wie folgt charakterisieren

Debitoren

Unter Debitoren versteht man die Personen und Unternehmen, die dir Geld für von dir erbrachte Leistungen schulden. Man spricht hier auch gesammelt von Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Das sind also alle Rechnungen, die du an deine Kunden schreibst. Es sind die Positionen, die später in der Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) und im Jahresabschluss deinen Umsatz bilden. Das heißt, hier gehören nicht nur die Rechnungen rein, mit denen du positiven Umsatz machst, sondern auch Gutschriften und Stornorechnungen. Das sind Umsatzminderungen in bilanzieller Hinsicht.

Kreditoren

Kreditoren sind die Personen und Unternehmen, denen du Geld schuldest, weil sie eine Leistung an dich erbracht haben. Man spricht gesammelt von Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Damit sind alle Rechnungen gemeint, die ein anderes Unternehmen an dein Unternehmen stellt, oder auch Bestellungen, die du bei Privatpersonen tätigst, die dir dafür naturgemäß aber keine Rechnung ausstellen werden. Analog zu den Debitoren gehören hier auch Gutschriften und Preisnachlässe rein, die du für bestellte Leistungen bekommst. Das kann passieren, wenn du eine Ware zurückschickst oder für einen Mangel einer Ware oder Leistung finanziell entschädigt wirst. Es sind letztlich die Positionen, die den Aufwand deiner Firma beschreiben.

Banken

Bei den Banken handelt es sich schlicht um alle deine betrieblichen Kontoauszüge. Hier laufen Debitoren und Kreditoren in der Form zusammen, dass alle Positionen abgebucht oder gutgeschrieben werden. Es ist quasi dein Nachweis, dass du die Debitoren und Kreditoren rechtmäßig eingebucht hast. Bei allen Debitoren und Kreditoren, die sich nicht irgendwann über die Bank auflösen, hat man spätestens im Jahresabschluss den Punkt erreicht, wo man sich als Buchhalter die Frage stellen muss: Was ist mit dieser Position passiert? Warum wurde sie nicht beglichen? Die Ursachen dafür können unterschiedlicher Natur sein.

  • Es liegt in irgendeiner Form ein Buchungsfehler vor, der dann in den Jahresabschlussarbeiten aufgeklärt und gegebenenfalls korrigiert wird.
  • Rechnungen sind tatsächlich noch unbezahlt – entweder von dir oder deinen Kunden.
  • Eine Rechnung wurde doppelt gebucht, beispielsweise weil mehrere Exemplare in der Buchhaltung gelandet sind.
  • Es gibt noch ungeklärte Positionen, in den meisten Fällen als „Durchlaufende Posten“ genutzt, mit denen die entsprechenden Positionen nicht korrekt verrechnet wurden.
  • Rechnungen des aktuellen Jahres werden erst im Folgejahr beglichen.
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Welche weiteren Positionen können in der Buchhaltung enthalten sein?

Darüber hinaus gibt es ein paar Positionen, die optional auftreten können. Im Regelfall hat aber nahezu jedes Unternehmen eine oder mehrere dieser Positionen in der Buchhaltung.

Kassen

Egal, was für ein Unternehmen du hast: Irgendwelche Barausgaben für die Firma wirst auch du haben – und wenn du nur Kaffee für die Mitarbeiter holen gehst. Ist das häufiger der Fall, hat man als Unternehmen eine Kasse mit einem gewissen Bargeldbestand. So können Ausgaben jederzeit auch bar geleistet werden. Die wichtigste Grundregel dabei: keine Geldausgabe ohne Belege. Gerade Kassen sind bei Betriebsprüfungen ein extrem angreifbarer Punkt, weil die Anforderungen an die Kassenführung so hoch sind, dass sie sich kaum erfüllen lassen. Gerade deshalb muss bei der Führung einer Kasse auf maximale Präzision und Transparenz geachtet werden.

Zu allen Einnahmen und Ausgaben, die deinen Kassenbestand verändern, musst du ein Kassenbuch führen – und das taggenau. Wichtig: Mache das auf keinen Fall (nur) mit Excel. Durch die ständige Veränderbarkeit der eingegebenen Daten erkennt das Finanzamt die Kasse nicht als revisionssicher an und kann sie sofort verwerfen, ohne den Inhalt zu prüfen. Es bieten sich zwei mögliche Alternativen. Du kannst das Kassenbuch einerseits per Hand führen. Kassenbücher dafür findest du in jedem halbwegs gut ausgestatteten Online-Handel für Bürowaren. Oder du kaufst dir eine echte Registrierkasse, die eine vom Finanzamt anerkannte, revisionssichere und nach Möglichkeit mit Update-Garantie ausgestattete Software verwendet. Hier kannst du dann tatsächlich über deine Kasse keine Transaktion mehr abwickeln, ohne dass das in irgendeiner Form erkennbar von der Software verbucht wird.

Praktische Tipps zur Kassenführung

Egal, wie du es machst: Alle Barbelege gehören dann nicht in die Kreditoren und Debitoren, sondern hinter das Kassenblatt. Die Kassenführung muss chronologisch erfolgen. Du kannst also nicht erst eine Ausgabe am 15. des Monats und danach am 12. des Monats eintragen. Ein Fehler, den viele bei der Kassenführung machen, ist, sich auf das Datum des Belegs zu versteifen. So erhalten sie beispielsweise einen von einem Mitarbeiter vorgestreckten Barbeleg vom 10. des Monats am 15. – und tragen dann den 10. als Datum der Ausgabe ein. Das ist aber sachlich falsch, denn dein Kassenbestand hat sich erst am 15. verändert, als du dem Mitarbeiter den Beleg erstattet hast. Das ist das einzige, worauf es ankommt.

Die Prüfung der Kasse und des Bargeldbestands sollte monatlich erfolgen, denn bei einer Betriebsprüfung muss die Kasse auf den Cent genau mit dem Bestand des Kassenbuchs übereinstimmen. Außerdem möchtest du ja auch wissen, ob deine Mitarbeiter die Kasse korrekt führen oder ob auf einmal Geld fehlt. Bei der Kontrolle ausgefüllte Zählprotokolle mit der Zusammensetzung des Kassenbestands können für zusätzliche Sicherheit der Kasse sorgen. Und ein abschließender Hinweis aus der Praxis: Ein Kassenbestand kann niemals negativ werden. Du kannst nicht mit 50 Euro in den Media Markt gehen und dir damit eine Waschmaschine für 500 Euro kaufen. Funktioniert einfach nicht.

Gehälter

Sobald du mindestens einen Mitarbeiter hast oder dir in einer Körperschaft selbst Gehalt auszahlen möchtest, müssen auch die Löhne und Gehälter als Kosten erfasst werden. Erstellt der Steuerberater für dich die Gehaltsabrechnungen, musst du gar nichts machen, denn der kann sich die Daten aus dem Lohnprogramm in die Buchhaltung mit allen notwendigen Vorbelegungen ziehen. Werden die Gehälter in deinem Unternehmen erstellt, kann mindestens ein entsprechender Buchungsbeleg erzeugt werden. Aber jede halbwegs professionelle Software verfügt über irgendeine Schnittstelle, wie die Daten auch digital gezogen und in die Buchhaltung eingespielt werden können. Das sollte also im Regelfall kein Problem sein.

PayPal

Viele moderne Unternehmen arbeiten mit einem PayPal-Konto, um Zahlungen zu leisten, zu empfangen oder beides. Ist das regelmäßig bei dir der Fall, solltest du unbedingt das PayPal-Konto mit den monatlichen Auszügen auch in der Buchhaltung abheften. Wichtig ist, sich hier immer zeitnah um alle Belege bei Einkäufen zu kümmern. Hier hast du ein sehr hohes Potenzial, für fehlende Belege und damit Mehrarbeit in der Buchhaltung zu sorgen. Das kostet dich letztlich Geld.

Kreditkarten

Kreditkarten in der Buchhaltung sind, abhängig vom Verantwortungsbewusstsein des Inhabers, nicht selten auch ein leidiges Thema. Hier können gerne mal Belege fehlen, nur kommst du an die dann häufig auch kaum oder nur über Umwege noch nachträglich heran. Das kostet auch wieder dich und dein Unternehmen Geld, denn du kannst nur schwer Betriebsausgaben ohne Beleg geltend machen. Das ist gerade bei Reise- und Bewirtungskosten häufig der Fall. Im Grunde genommen kannst du Kreditkarten wie ein Kassenbuch aufbauen: einfach zu jeder getätigten Zahlung auf der Abrechnung den Beleg dahinter.

Was mache ich mit Belegen, die so durch das Raster fallen?

Es kann durchaus sein, dass es jetzt immer noch einen ganz kleinen Restsatz an Sachverhalten gibt, die du so nicht erfassen kannst. Beispielsweise kannst du über dein Privatkonto eine Zahlung einer betrieblichen Ausgabe veranlassen. Oder du leistest einen Barausgabe, die du nicht über die Kasse abrechnest. In dem Fall gibt es immer noch die Möglichkeit, diese Belege als Privateinlage gegen die Kosten zu buchen. Im Falle einer Körperschaft gibt es zwar keine Privateinlagen, aber die Möglichkeit, diese Positionen als Verbindlichkeit gegenüber dem Gesellschafter (also dir) einzubuchen. Das bedeutet, dass das Unternehmen dir das Geld schuldet und das auch in der Buchhaltung hervorgehoben wird. Mit der Erstattung der Kosten durch deine Firma an dich erlischt diese Verbindlichkeit.

Was passiert, wenn dann noch Belege fehlen?

Werden die Unterlagen halbwegs vollständig eingereicht, kann dir der Bearbeiter immer eine recht genaue Aufstellung darüber geben, welche Zahlungen unklar sind. Das sind dann Positionen, die häufig als „Fehlende Belege“ oder „Durchlaufende Posten“ bezeichnet werden. Im Idealfall kümmerst du dich so schnell wie möglich darum, diese fehlenden Belege aufzutreiben. Du bekommst nur mit entsprechenden Rechnungen einen eventuellen Vorsteuer- und Betriebsausgabenabzug. Tust du das nicht zeitnah, wird spätestens im Jahresabschluss noch einmal nach solchen Positionen gefragt. Und lässt sich gar kein Beleg dazu auftreiben, werden in der Praxis meist private Ausgaben daraus, die deinen Gewinn nicht mindern. Das bedeutet für dein Unternehmen höhere Steuerzahlungen.

In welchem Turnus sollte ich meine Buchhaltungsunterlagen zusammenstellen?

Es gibt im Steuergesetz für die Umsatzsteuer-Voranmeldung drei verschiedene Zeiträume: monatlich, quartalsweise und jährlich. Selbst bei einer mittelgroßen Buchhaltung empfehle ich dir aus meiner Praxiserfahrung aber eindeutig, die Unterlagen monatlich zusammenzustellen. Es ist einfach viel übersichtlicher, man kann viel besser im Detail nach Sachverhalten suchen und Probleme lassen sich wesentlich einfacher zeitgenau lokalisieren. In der Praxis bedeutet das Folgendes:

  • Debitoren und Kreditoren mit Rechnungsdatum vom Ersten bis zum Letzten des Monats abheften. Möchtest du es besonders schön machen, kannst du nach Rechnungsdatum, Alphabet oder (bei den Debitoren) nach Rechnungsnummer aufsteigend sortieren.
  • Bank- und PayPal-Auszüge vom Ersten bis zum Letzten des Monats vollständig abheften.
  • Das Kassenbuch wird vom Ersten bis zum Letzten des Monats geführt. Spätestens mit dem Monatswechsel wird ein neues Kassenblatt mit Saldenübertrag angefangen.
  • Der Einfachheit halber heftest du die Kreditkartenabrechnungen mit allen Belegen in dem Monat ab, in dem die Abrechnung endet. Das ist nicht immer zu 100 Prozent korrekt, da Kreditkarten auch monatsübergreifende Positionen enthalten können. Es ist aber der einfachste und praktikabelste Weg, der schlicht viel Zeit spart.

Weiterführende Informationen zur Umsatzsteuer-Voranmeldung und Vorteilen, die du für dich daraus ziehen kannst, findest du übrigens hier.

Gibt es auch Alternativen zu dieser Sortierung?

Ja, natürlich gibt es auch Alternativen dazu. Dieses Modell ist jedoch das, was sich in vielen Buchhaltungen als gängige Praxis etabliert hat. So wirst du definitiv nie etwas falsch machen, ganz egal, was für einen Betrieb mit welcher Art der Versteuerung du hast. Abweichen würde ich davon nur in besonderen Fällen.

Das kann beispielsweise bei der Ist-Versteuerung der Fall sein. Im Gegensatz zur Soll-Versteuerung wird dabei die Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen erst dann fällig, wenn du das Geld tatsächlich einnimmst, nicht schon wenn die Rechnung erstellt wird. Das bedeutet, dass du auf Debitoren und Kreditoren verzichten kannst, wenn du möchtest, und einfach hinter jeden Bankauszug den entsprechenden Beleg heftest.

Zum Problem für dich kann es hierbei werden, wenn du bestimmte Rechnungen an dein Unternehmen nicht zeitnah bezahlst, sondern sie monatsübergreifend offen stehen lässt. Der Vorsteuerabzug bleibt nämlich unberührt von der Regelung der Ist-Versteuerung, sodass du gegenüber dem Finanzamt auch ohne Zahlung deiner Rechnungen schon Vorsteuer geltend machen könntest. Ist der Beleg aber nicht als Kreditor, sondern erst bei Zahlung in der Bank zu finden, verzichtest du auf diesen Vorteil. Daher ist es eigentlich auch dann besser und sicherer, mit der oben vorgestellten Struktur zu arbeiten.

Fazit

Im Grunde genommen ist Buchführung kein Hexenwerk. Wichtig ist, dass du dir eine klare, nachvollziehbare Struktur schaffst, nach der du die Belege sortierst. Im Idealfall baust du es wie oben geschildert auf, denn mit der Struktur kann wirklich jeder Sachbearbeiter aus dem Bereich etwas anfangen. Vermeiden solltest du es, einfach alle Belege in einen Karton zu werfen und die Mitarbeiter sortieren zu lassen. Das führt einerseits zu einem schlechten Überblick über die Belege, andererseits werden vermehrte Nachfragen zu fehlenden Unterlagen die Folge sein. Und du kannst dir sicherlich auch vorstellen, dass die Motivation der Mitarbeiter, solche Dinge zu sortieren, nicht sonderlich groß sein dürfte. Letztlich kostet es dich auch dein Geld, wenn du es so machst. Daher räume der Buchführung in deinem Unternehmen den Stellenwert ein, den sie benötigt und verdient.

Buchhaltung für Einsteiger: So stellst du betriebliche Unterlagen zusammen
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