Foto: bigstockphoto.com

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Unternehmer haben in den meisten Fällen mit einem sehr begrenzten Zeitkontingent zu kämpfen. Meist sind es jedoch gar nicht die schwierigen strategischen Entscheidungen, die die meiste Zeit in Anspruch nehmen, sondern kleine, immer wiederkehrende Prozesse in unserem Arbeitsalltag. Diese Abläufe haben aber oft gar nichts mit unserem Hauptgeschäft zu tun, sind jedoch unerlässlich für den Erfolg des Unternehmens. Wenn dein Geschäft einmal ins Rollen gekommen ist, solltest du deshalb in jedem Fall über eine Automatisierung bestimmter Arbeitsprozesse nachdenken, damit du dich auf deine Kernkompetenzen, den Verkauf und die Umsatzsteigerung konzentrieren kannst.

Auch aktuelle Zahlen zeigen, dass die Automatisierung für Unternehmer immer wichtiger wird. Mittlerweile setzen fast elfmal so viele B2B- Unternehmen Automatisierungstools ein wie noch im Jahr 2011. Aus diesem Grund wollen wir dir in diesem dreiteiligen Artikel die Möglichkeiten, Vorteile und Risiken der Automatisierung aufzeigen und dir einige Tools zur Automatisierung vorstellen, die dir viel Arbeit und Zeit ersparen können. An dieser Stelle sei jedoch direkt gesagt, dass auch die Automatisierung nicht für jedes Problem eine Lösung bietet. So kann sie keine fehlende Strategie ersetzen und auch mangelndes Personal nicht ausgleichen.

Was wird unter Workflow-Automatisierung verstanden?

Ein Unternehmen zu automatisieren bedeutet, dass Arbeitsprozesse in deiner Firma von dir losgelöst werden, sodass ein Großteil der Aufgaben ohne deinen Zeit- und Arbeitsaufwand erledigt werden kann. Das Unternehmen wird also von dir als Person weitestgehend unabhängig gemacht, sodass ein Großteil des Geschäfts auch ohne dich funktioniert. Vorteil einer automatisierten Firma ist, dass du mehr Zeit damit verbringen kannst AN statt IN deinem Unternehmen zu arbeiten. Auch bleibt dir so mehr Zeit für wichtigere Projekte oder für Freunde und Familie, ohne dass dein Geschäft darunter leidet.

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Möglichkeiten der Automatisierung

Es gibt verschiedene Möglichkeiten der Automatisierung, die dir an dieser Stelle kurz aufgezeigt werden sollen. Beachte allerdings, dass du dir, bevor du spezielle Teilprozesse automatisierst, Gedanken darüber machen solltest, welche Aufgaben alltäglich anfallen (Prozesse) und auch von einem Tool oder jemand anderem erledigt werden könnten und welche Aufgaben du selbst als Unternehmer erledigen solltest. Das sind in den meisten Fällen wichtige und vertrauliche Aufgaben, wichtige strategische Entscheidungen, die nur du als Chef fällen kannst, und Aufgaben, mit denen größere Geldbeträge zusammenhängen.

1. Automatisierungs-Tools:

Durch neue Technologien können immer mehr Arbeitsprozesse automatisiert werden. Hier greift die Technik dir als Unternehmer unter die Arme. Eine große Vielfalt verschiedener Automatisierungs-Tools sorgt dafür, dass du deine Reichweite im Internet ausbauen sowie deine Marketingkampagnen und deinen Kundenservice verbessern kannst. Des Weiteren kann auch der operative Prozess der Verkaufsabwicklung fast vollständig von diversen Technologien durchgeführt werden.

Der Einsatz von Online-Tools kann deinen Geschäftsbetrieb verbessern und deiner Firma zu mehr Erfolg verhelfen, indem beispielsweise dein E-Mail-Marketing oder deine Präsenz auf Social-Media-Plattformen optimiert wird. Im Marketing-Bereich können dir diverse Tools beispielsweise dabei helfen, eine E-Mail-Liste aufzubauen, die du später dazu verwenden kannst, zielorientiertes E-Mail-Marketing zu betreiben. Kunden können nach ihren Kaufvorlieben segmentiert werden, sodass man einen Überblick über alle Kunden erhält, für die ein spezielles Angebot interessant sein könnte.

Auch in Bezug auf Kommunikation können Automatisierungs-Tools eine große Arbeitserleichterung darstellen, denn deine Social-Media-Kanäle können miteinander verknüpft werden. Denke darüber nach, wie viel Zeit du sparen kannst, wenn du nach einer Artikelveröffentlichung auf deiner Webseite diesen Post nicht manuell auf jeder Plattform teilen musst, sondern das automatisch im Hintergrund für dich erledigt wird, sobald du den Post veröffentlicht hast.

2. Über externe Dienstleister:

Für alle Aufgaben, die nicht regelmäßig anfallen und nicht von einer Software übernommen werden können, sollte man externe Dienstleister oder Personal zu Hilfe nehmen. Viele Unternehmer tun sich mit der Buchhaltung und den Steuern schwer und haben auch meistens auch keine Lust, sich damit zu befassen. Wenn du auch zu diesen Leuten gehörst, solltest du dir Hilfe holen, diesen kompletten Bereich also automatisieren, indem du ihn an externe Dienstleister, also an kompetente Steuerberater oder Buchhalter abgibst.

3. Personal:

Am Anfang deiner Existenzgründung kannst du es dir wahrscheinlich nicht leisten, Personal für alle möglichen Aufgaben einzustellen. Aber sobald das Geschäft läuft, solltest du Personal für diverse Aufgaben einsetzen.

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Viele Unternehmer haben das Problem, dass sie sich nicht trauen, Aufgaben an andere abzugeben. Aber das muss man nach einer gewissen Zeit, um sich auf seine Hauptaufgaben konzentrieren zu können. Der Kundensupport oder redaktionelle Arbeiten können ohne Probleme von Mitarbeitern erledigt werden, sodass dir wieder mehr Zeit für wichtigere Projekte zur Verfügung steht.

Vorteile der Automatisierung

Auch wenn es anfangs mit einem gewissen Aufwand verbunden ist, die jeweiligen Prozesse zu identifizieren und sich in die Anwendungen einzuarbeiten, wird sich die Automation gewisser Teilbereiche in jedem Fall bezahlt machen. Wie bereits erwähnt, kannst du dadurch Zeit sparen. Die Zeitersparnis trägt auch maßgeblich zu einer Kostenersparnis bei. Die neugewonnene Zeit kannst du für wichtigere Projekte nutzen und so deine Arbeitseffizienz steigern. Weitere wichtige Vorteile einer Automation können Folgende sein:

✓ Mehr zeitliche Flexibilität
✓ Strukturierte und flexible Planung und Durchführung von Kampagnen
✓ Zielgruppenspezifische Ansprache
✓ Koordinierte Marketingaktivitäten
✓ Optimierung der Kommunikation/ des Kundensupports
✓ Kontinuierliche Aktivität auf allen Plattformen
✓ Entlastung des Unternehmers und auch kleinerer Teams

Risiken der Automatisierung

Die Automatisierung bestimmter Prozesse birgt jedoch nicht nur Vorteile, sondern auch Risiken. Als Beispiel kann die automatisierte Werbung von Germanwings nach dem Absturz der Germanwings- Maschine am 24. März 2015 genannt werden. Minuten und Stunden nach dem Unglück erhielten Reiseanbieter und Agenturen immer noch Beiträge mit „Mit uns fliegen Sie sorgenfrei in den Urlaub“ oder „Heute ist ein wunderbarer Tag, was machst du daraus?“ Kunden reagierten entsetzt und mit Unverständnis, sodass die Anzeigen schnell aus den Netzwerken verschwanden. Diese Anzeigen waren natürlich schon länger vorgeplant und wurden automatisiert geschaltet. Auch wenn alle Anzeigen, sowohl in den sozialen Netzwerken als auch auf Werbeplakaten nach kurzer Zeit entfernt waren, hatte die Werbung bereits großen Schaden angerichtet.

Es besteht aber auch die Gefahr, dass du die Möglichkeit, mit deiner Zielgruppe zu interagieren verpasst. Geht ein vorgeplanter Beitrag online, ist die Arbeit damit noch nicht vorbei. Immerhin wollen Leserkommentare beantwortet werden. Im Extremfall werden Kommentierende enttäuscht oder du verpasst die Möglichkeit, bei einer sich aufgrund des Artikels entzündenden Kontroverse Stellung zu beziehen.

Um diese Risiken so gering wie möglich zu halten, solltest du deshalb mit einem Redaktionsplan arbeiten, wo alle vorgeplanten Beiträge eingetragen sind. Nur so behältst du den Überblick. Auch wir von Gründer.de arbeiten mit Tabellen auf Google Drive, sodass jedes Teammitglied zu jeder Zeit einen Überblick über den Redaktionsplan hat.
Nutze mobile Apps der Sozialen Medien, um auch unterwegs nichts zu verpassen und schnell antworten zu können. In jedem Fall solltest du die Automatisierung gründlich vorbereiten, sie gezielt und nicht übermäßig einsetzen und klare Regeln für den Einsatz aufstellen.

Fazit

Wir haben dir im ersten Teil unseres Artikels gezeigt, dass es verschiedene Möglichkeiten der Automatisierung gibt. Nicht nur Automatisierungs-Tools, sondern auch externe Dienstleister oder selbstverständlich Personal können dich als Unternehmer entlasten. Ein gezielter Einsatz der Automation bietet viele Vorteile und ist durchaus sinnvoll. Automatisierung kann dir viel Zeit und Kosten ersparen, deine Kampagnen planen und durchführen, deinen Kundensupport und deine Kommunikation verbessern und Zahlungsabwicklungen vereinfachen. Du hast aber auch gesehen, dass die Automatisierung auch Risiken birgt, die du nur umgehen kannst, indem du deine Automatisierungen im Blick hast und dir zum Beispiel für vorgeplante Artikel einen Redaktionsplan erstellst.

Wir hoffen, dass dir dieser Artikel gefallen hat und dich von einer teilautomatisierten Firma überzeugen konnte. Wenn du Genaueres über Automatisierungs-Tools erfahren möchtest, solltest du den zweiten und dritten Teil des Artikels auf keinen Fall verpassen!

Mit besten Grüßen
Sandra Hubert
Online Redaktion, Gründer.de