Zeiterfassung mit RFID

Die Erfassung der Arbeitszeit oder Projektzeit spielt für Arbeitgeber und Arbeitnehmer in mehrfacher Hinsicht eine wesentliche Rolle. Während die reguläre Arbeitszeit in Deutschland gesetzlich geregelt ist, ist die Arbeitszeiterfassung bislang jedoch nur für Überstunden, Mehrarbeit, Sonn- und Feiertagsarbeit sowie für diverse Branchen und Berufsgruppen Pflicht. Der EuGH entschied, dass nun alle Unternehmen verpflichtet sind, die gesamte Arbeitszeit jedes Beschäftigten zu protokollieren. Klassische Stechuhr oder innovative Software? Passende Zeiterfassungssysteme sind gefragt!

Arbeitszeiterfassung – Sinn und Zweck

Die Arbeitszeiterfassung dient keinesfalls der minutiösen Observation der Beschäftigten. Vielmehr schützt sie aufseiten der Arbeitnehmer die Rechte bezüglich Höchstarbeitszeit, Mindestruhezeiten, Ruhepausen, Sonn- und Feiertagsregelungen, Mehrarbeit, Schichtarbeit, Bereitschaftsdienst und Überstunden. Damit verbunden ist zudem die Erhaltung der Gesundheit und Leistungsfähigkeit, die allgemeine Sicherheit in der Ausübung der Tätigkeit und entsprechende Vergütungen oder Ausgleichsmöglichkeiten (z. B. Freizeitausgleich).

Unternehmen können durch die Erfassung von Arbeits- und Projektzeiten korrekte und exakte Entgeltabrechnungen der Mitarbeiter vornehmen, Transparenz bieten, Prozesse und Ressourcen optimieren, Leerläufe vermeiden, Personaleinsätze effizienter planen, unnötige Kosten sparen, Produktivität besser analysieren, effektivere Arbeitszeitmodelle schaffen und gesetzliche Vorgaben einhalten.

Das deutsche Arbeitszeitgesetz regelt den öffentlich-rechtlichen Arbeitsschutz. Es schützt die Gesundheit und Rechte der Arbeitnehmer und eröffnet Unternehmen einen Rahmen für die Schaffung intelligenter Arbeitszeitmodelle und flexibler Arbeitszeitgestaltung, die für viele Betriebe im globalen Wettbewerb entscheidend sind. Für einige Branchen und Personengruppen findet das Arbeitszeitgesetz jedoch keine Anwendung, wie z. B. bei leitenden Angestellten, Chefärzten, Beamten, Soldaten, Jugendlichen, Besatzungsmitglieder auf Handelsschiffen oder Flugzeugen und Kirchen oder Religionsgemeinschaften. Doch auch für diese gibt es Arbeitszeitbestimmungen, die jedoch in anderen Gesetzen und Vorschriften geregelt sind.

Gesetzlich vorgeschrieben ist die aufzeichnende Arbeitszeiterfassung gemäß § 16 Abs. 2 S. 1 ArbZG für den Arbeitgeber bislang jedoch nur hinsichtlich der über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit, also Überstunden, Mehrarbeit, Sonn- und Feiertagsarbeit der Arbeitnehmer. Auch in Wirtschaftsbereichen mit geringfügiger Beschäftigung oder häufig vorkommender Schwarzarbeit ist gemäß § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG) die Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeit verpflichtend.

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Europäischer Gerichtshof hat neue Regelungen beschlossen

Die Arbeitszeiterfassung der Beschäftigten ist nicht nur für Arbeitgeber und Arbeitnehmer grundsätzlich sehr sinnvoll und nützlich, sondern wird jetzt auch in vollem Umfang für jedes Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben.

Zeiterfassung

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschied mit seinem Urteil vom 14. Mai 2019, das alle EU-Mitgliedstaaten in ihrem Land sämtliche Arbeitgeber dazu verpflichten, Systeme für die Arbeitszeiterfassung einzurichten. Diese sollen die gesamte tägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer systematisch messen und vollständig dokumentieren. Jede Arbeitsstunde, jede Überstunde und sämtliche arbeitsbezogenen Tätigkeiten nach Feierabend oder an Wochenenden und Feiertagen müssen künftig erfasst werden.

Nur auf diese Weise kann der Schutz nach der EU-Grundrechtecharta und der EU- Arbeitszeitrichtlinie für die Arbeitnehmer gewährleistet werden. Die Mitgliedstaaten müssen sicherstellen, dass die Obergrenze der durchschnittlichen wöchentlichen Arbeitszeiten und das Mindestmaß an täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten bei den Arbeitnehmern auch tatsächlich eingehalten werden.

In der Arbeitszeitrichtlinie schreibt die EU seinen Mitgliedsstaaten vor, dass die durchschnittliche Arbeitszeit in einer 7-Tage-Woche nicht mehr als 48 Stunden inklusive Überstunden betragen darf. Alle 24 Stunden muss eine tägliche Ruhezeit von mindestens elf aufeinanderfolgenden Stunden erfolgen. Zuzüglich muss in einem 7-Tage-Zeitraum eine kontinuierliche Mindestruhezeit von 24 Stunden eingelegt werden. Ruhepausen sind bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als 6 Stunden vorgeschrieben. Eingeräumte oder vereinbarte Ausnahmen müssen dokumentiert werden.

Ohne ein solches System, das die gesamte tägliche Arbeitszeit erfasst, sei die Feststellung über die Einhaltung der Höchstarbeitszeit und der Mindestruhezeit unmöglich. Ferner erleichtert die Dokumentation den Arbeitnehmern im Streitfall den Nachweis einer Überschreitung der Arbeitszeit und einer Unterschreitung der Ruhezeiten sowie den Behörden und Gerichten die Kontrolle. Auch geleistete Überstunden, die vom Arbeitgeber weder bezahlt noch anderweitig ausgeglichen werden, können auf diese Weise vom Arbeitnehmer nachgewiesen werden.

Arbeitgeber werden vom jeweiligen Mitgliedstaat verpflichtet, ein objektives, zuverlässiges und zugängliches System einzurichten, das die tägliche geleistete Arbeitszeit eines jeden Arbeitnehmers misst. Der Europäische Gerichtshof bezieht dabei alle Arbeitnehmer in diese Vorschrift ein.

Hintergrund für die Entscheidung des EuGH

Den Ausschlag für das Urteil des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) zur vollständigen Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeit gab ein Rechtsstreit in Spanien (EuGH, Urteil vom 14.05.2019 in der Rechtssache C 55/18). Die spanische Gewerkschaft Federación de Servicios de Comisiones Obreras (CCOO) klagte vor der Audiencia Nacional (Nationaler Gerichtshof) gegen die Deutsche Bank SAE in Spanien. Die Gewerkschaft forderte die Feststellung der Verpflichtung der Deutschen Bank SAE, ein System zur Erfassung der geleisteten täglichen Arbeitszeit von deren Mitarbeitern einzurichten.

Ähnlich wie in Deutschland schreiben in Spanien die innerstaatlichen Rechtsvorschriften jedoch nur die Zeiterfassung zu Überstunden und die Übermittlung der Überstundenzahl zum jeweiligen Monatsende vor. Die Einhaltung der EU-Vorschriften der Charta der Grundrechte der Europäischen Union und der EU-Arbeitszeitrichtlinie zur Höchstarbeitszeit und Mindestruhezeit ist dadurch nicht prüfbar. Die innerstaatlichen Rechtsvorschriften, die den Schutz nicht gewährleisten, stehen somit dem EU-Recht entgegen. Die Audiencia Nacional wandte sich an den Europäischen Gerichtshof und legte ihm die Rechtssache vor.

Es wurde zudem festgestellt, dass 53,7 % der geleisteten Überstunden in Spanien überhaupt nicht erfasst werden. Das ist sicher kein Einzelfall. Das spanische Ministerium für Beschäftigung und soziale Sicherheit hält es für erforderlich, dass für die Erfassung geleisteter Überstunden auch die Zahl aller geleisteten Arbeitsstunden bekannt sein muss. Es wurde schließlich den Unternehmen die Verpflichtung auferlegt, die Einrichtung eines Zeiterfassungssystems einzurichten, das lückenlos die geleisteten Arbeitsstunden dokumentiert und somit auch die Überstunden darlegt. Die Richter des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) in Luxemburg entschieden, dass dies alle Mitgliedsstaaten umzusetzen haben.

Festgelegt wurde vom EuGH ebenfalls, dass es den Mitgliedstaaten obliegt, die konkreten Modalitäten zur Umsetzung eines solchen Systems zu bestimmen und dabei gegebenenfalls den Besonderheiten des jeweiligen Tätigkeitsbereichs oder den Eigenheiten und der Größe bestimmter Unternehmen Rechnung zu tragen.

Neue Arbeitszeiterfassung in Deutschland

Das Urteil des EuGH sorgt in Deutschland für reichlich Wirbel und bringt einige Veränderungen hervor. Arbeitszeitmodelle müssen eventuell neu konzipiert, Betriebsvereinbarungen bezüglich der Arbeitszeit angepasst und bestehende Zeiterfassungssysteme verändert werden. Insbesondere bei den sich immer stärker etablierenden flexiblen Arbeitszeitmodellen, die durch die digitale Welt in vielen Branchen und Bereichen ermöglicht werden, wie z. B. Homeoffice, Telearbeit oder mobiles Arbeiten, werden Einschränkungen und Rückschritte durch die neu EU-Regelung befürchtet.

Die Flexibilität der Arbeitnehmer sollte jedoch durch die Gesetzesänderung nicht leiden. Die Dokumentation der Zeiterfassung sollte auch in Heimarbeit oder unterwegs außerhalb der Betriebsstätte möglich sein. Viele Gewerkschaften in Deutschland begrüßen die neuen Regelungen des EuGH-Urteils. Auch der Bereitschaftsdienst, wie er in Kliniken oder bei der Feuerwehr zum Alltag gehört, gilt laut EuGH-Urteil als Arbeitszeit.

Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung für jeden Mitarbeiter muss weder aufwendig noch kompliziert sein und kann ganz im Sinne des Datenschutzgesetzes erfolgen. Es existieren bereits zahlreiche Möglichkeiten und Systeme. Von der guten alten Stechkarte oder Stempeluhr über die manuelle Niederschrift mit Stift und Papier bis hin zu Stoppuhrfunktionen, Excel-Tabellen oder speziellen Softwaresystemen gibt es zahlreiche bewährte Methoden. Die moderne Technik macht es möglich und einfach. So bieten beispielsweise auch spezielle mobile Apps oder Terminals mit Chips oder Online-Tools die Möglichkeit der Zeiterfassung. Diese verbuchen nicht nur automatisch die Arbeitszeiten, sondern können oft noch sehr viel mehr managen, sodass keine aufwendigen, kostspieligen oder zeitraubenden bürokratischen Vorgänge entstehen.

Fazit

Die Arbeitszeiterfassung bietet Unternehmen und Arbeitnehmern viele Vorteile. Die neue EU-Regelung über die Pflicht zur vollständig Erfassung der Arbeitszeiten gewährleistet zudem die Einhaltung der Rechte über die Höchstarbeitszeit und Mindestruhezeiten. Es bleibt bezüglich der Zeiterfassungssysteme abzuwarten, wie der deutsche Gesetzgeber die Verpflichtung und Modalitäten ausgestalten wird und welche neuen Systeme eingeführt werden. Doch bereits jetzt gibt es viele praktische und effiziente Systeme.

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