Mit einer Jobbörse ganz einfach eine virtuelle Assistenz finden

Verwaltungsaufgaben nehmen oft nicht so viel Zeit in Anspruch, dass es sich lohnt, jemanden dafür fest anzustellen, ganz abgesehen von den Zusatzkosten. Die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz kann hier sinnvoll sein. Virtuelle Assistenten sind selbständige Dienstleister, die ihre Tätigkeiten in der Regel vom Homeoffice aus erledigen. Sehr oft findest du auch „digitale Nomaden“ unter den VA’s (die gängige Abkürzung für virtuelle Assistenz), also Menschen, die ortsunabhängig arbeiten und regelmäßig ihren Aufenthaltsort wechseln.

Outsourcing ist das Zauberwort

Eigentlich verbindet man den Begriff „Outsourcing“ vor allem mit großen Industriebetrieben, die zum Teil ganze Betriebsteile outsourcen. Was im Großen geht, funktioniert natürlich auch im kleineren Rahmen. Virtuelle Assistenzen können Freiräume schaffen, womit du wieder Zeit für das Wesentliche gewinnst. Das kann zum einen das Kerngeschäft sein, zum anderen kannst du die so gewonnene Zeit nutzen, um die „Seele baumeln“ zu lassen und Kraftreserven für Innovationen zu tanken.

Virtuelle Assistenzen können auch aus einem anderen Grund sehr wertvoll für ein Unternehmen sein. Durch den neutralen Blick von außen auf ein Unternehmen kann die VA neue Impulse setzen und auch ein wertvoller Sparringspartner sein. Unkompliziert lassen sich passende virtuelle Assistenzen über eine Plattform wie va-finden.de finden.

Bildquelle: Kateryna - stock.adobe.com

Als virtuelle Assistenz Geld verdienen: So gelingt der Start

Möchtest du einen Job, den du von überall auf der Welt ausführen kannst? Dann ist der Beruf der virtuellen Assistenz genau richtig!

mehr lesen ...

Aufgaben klar definieren

Die Aufgaben, die eine virtuelle Assistenz übernehmen kann, reichen von einfacheren Bürotätigkeiten wie Datenerfassung oder Recherche bis hin zu komplexen und zeitintensiven Projekten wie Buchhaltung, SEO-Optimierung oder dem kompletten Backoffice. Die Bandbreite ist also groß.

Bevor du eine VA beauftragst, sollte Klarheit herrschen, welche Aufgaben du überhaupt aus der Hand gibst, ebenso über die Dauer des Einsatzes.

Eventuell kann es helfen eine Liste zu erstellen, auf der alle Arbeiten aufgelistet sind, die während eines Arbeitsmonats anfallen. Anschließend werden alle Aufgaben herausgesucht, die an einen virtuellen Assistenten delegiert werden können. Das gibt einen ersten Aufschluss darüber, wie lange der Einsatz dauern könnte.

Nun müssen noch die Rahmenbedingungen formuliert werden: Welche Qualifikationen werden benötigt? Wie viele Stunden am Tag/in der Woche/im Monat sollte die VA verfügbar sein? Wie sieht es mit Fremdsprachen aus? Je genauer du die Anforderungen in einer Stellenbeschreibung formulierst, desto einfacher wird es, die passende virtuelle Assistenz zu finden. Anschließend solltest noch ein wenig über das eigene Business erzählen. Die Anzeige für eine VA unterscheidet sich also gar nicht so großartig von einer „normalen“ Stellenanzeige. Für jede Aufgabe gibt es garantiert die passende virtuelle Assistenz. In einem persönlichen virtuellen Gespräch sollten die einzelnen Kenntnisse, die benötigt werden, noch einmal genauer abgeklopft werden. So ist es möglich gleich herauszufinden, welche Qualifikationen die VA noch hat. Außerdem kann in einem Gespräch festgestellt werden, ob die „Chemie stimmt“, die ja für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit enorm wichtig ist. Das gilt für beide Seiten.

Kostenersparnis dank virtueller Assistenz

Eine virtuelle Assistenz hält einem Inhaber oder Solopreneur nicht nur den Rücken frei. Eine VA ist in der Regel selbständig, freiberuflich tätig und arbeitet remote. Das heißt, es muss kein Arbeitsplatz gestellt werden, wodurch keine zusätzlichen Ausstattungskosten entstehen. Selbständig und freiberuflich bedeutet auch, dass keine Lohnnebenkosten wie Versicherungen und Sozialleistungen anfallen. Eine VA wird nur für die geleistete Arbeit bezahlt, die transparent in den entsprechenden Nachweisen aufgeschlüsselt wird.

Ein weiterer Vorteil: Viele virtuelle Assistenzen sind äußerst flexibel und können auch im Krankheitsfall einspringen oder wenn eine Urlaubsvertretung benötigt wird. Natürlich muss entsprechende Zeit für die Einarbeitung eingeplant werden. Die meisten VA haben berufsbedingt eine äußerst schnelle Auffassungsgabe, weswegen die Einarbeitungszeit sich in der Regel in Grenzen hält. Dazu arbeiten sie absolut selbständig und denken mit. 

Die meisten virtuellen Assistenten kümmern sich selbst um ihre Fort-, beziehungsweise Weiterbildungen, da es gerade in diesem Arbeitsumfeld äußerst wichtig ist, am Puls der Zeit zu bleiben.

Der Auftraggeber sollte die Rechnungen der VA zuverlässig und pünktlich zahlen. Noch eine kleine Anmerkung zum Stundensatz: Jeder möchte für seine Arbeit gerecht und vor allem angemessen entlohnt werden. Eine gute virtuelle Assistenz hat ihren Preis. Dafür bekommst du zuverlässig, schnell und flexibel die delegierten Aufgaben erledigt.

Eine zuverlässige virtuelle Assistenz, die das tägliche Unternehmerleben erleichtert, findet man beispielsweise über eine Plattform wie www.va-finden.de