Remote Work Software: Die 15 besten Tools für Homeoffice, Workation & Co.

Oder? Die Freiheiten und neuen Dynamiken der Arbeitswelt erfordern einerseits hohe Selbstdisziplin, vor allem aber auch eine gelungene Organisation – im Team und individuell. Für eine sorgenfreie, digitale Zusammenarbeit im Remote Work Zeitalter stehen viele verschiedene Tools zur Verfügung. Das Angebot reicht vom Remote-Arbeitsplatz über gemeinsame Dokumente hin zu Chats und Aufgaben- sowie Projektmanagement. Der folgende Beitrag stellt dir die beste Remote Work Software und ihre Funktionen vor.

Definition Remote Work

Remote Work, auch Telearbeit oder Fernarbeit, ist keine neue Erfindung. Durch die Digitalisierung haben sich die Möglichkeiten allerdings stark vervielfältigt. Statt Dauerpräsenz im Büro zu zeigen, können Mitarbeiter laut der Definition auch bspw. im Homeoffice arbeiten, um etwa die Zeit für die Arbeitsstrecke zu sparen. Durch verschiedene Remote Work Software ist dabei der Austausch mit dem Team trotzdem problemlos möglich.

Für die Zusammenarbeit ist dies ein Must-Have, da durch Remote Work digitale Teams nicht nur innerhalb einer Stadt, sondern auf der ganzen Welt gemeinsam an Projekten arbeiten können. Aber auch Selbstständige profitieren von diesen Möglichkeiten beim Remote-Arbeitsplatz und den Homeoffice-Programmen. Für einen optimalen Ablauf beim Remote Arbeiten ist laut Definition allerdings eine gute Struktur wichtig. Denn beim Remote Working gibt es, anders als im Büro, viele zusätzliche Ablenkungen.

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Remote Work Vorbereitung – Die idealen Homeoffice-Tools finden

Für Remote Work existieren zahlreiche praktische Programme, die die Abläufe und die Arbeit im Homeoffice erleichtern. Um die beste Wahl für das eigene Unternehmen zu treffen, ist es essentiell, vorher die genauen Anforderungen an den digitalen Arbeitsplatz festzulegen. Gibt es viele Termine, die bei der Remote-Arbeit koordiniert werden müssen? Oder muss es eine gute Struktur geben, um viele kleine Aufgaben beim Remote-Arbeiten im Blick zu behalten? Ist der Austausch mit Kollegen wichtig, da mit Remote Work Software gemeinsam an Projekten gearbeitet wird? Muss die Anwendung große Datenmengen speichern? Wer sich vorher die genauen Aufgaben überlegt und Programme vergleicht, startet gut vorbereitet ins Remote Working.

Die besten 15 Remote Work Softwares

1. factro

factro ist ein smartes Tool, um Themen und Teams beim Remote Working im Homeoffice zu organisieren. Aufgaben und Projekte können mit wenigen Klicks angelegt und geplant werden. Alle Informationen und Dateien werden direkt in der Aufgabe abgelegt und sind jederzeit von überall abrufbar. Durch abgestimmte Zuständigkeiten, Timings und Prioritäten wissen alle, wer bis wann was zu erledigen hat.

Zusätzliche Funktionen, die die Zusammenarbeit erleichtern, sind beispielsweise die Meeting-Funktion, mit der nicht nur eine Meeting-Agenda erstellt werden kann, sondern auch alle Änderungen an Aufgaben und Co. im automatisierten Protokoll festgehalten werden. Mit dem Newsfeed und Echtzeit-Benachrichtigungen bekommst du alles wichtige mit – auch wenn du mal nicht vor Ort bist.

Die Bedienung ist intuitiv und selbsterklärend, sodass jeder sofort loslegen kann. Sollten doch mal Fragen auftreten, helfen ein umfangreiches Online-Handbuch, Video-Tutorials und der kostenlose Support per Telefon oder Mail. Außerdem ist factro 100% Made in Germany und garantiert als Remote Work Software höchste deutsche und europäische Datenschutzstandards wie das BDSG-neu und die DSGVO.

2. Slack: Chat-App beim Remote Working

Slack ist ein Programm für Remote-Arbeit, welches die Kommunikation eines ganzen Teams oder Unternehmens beim Remote Working zusammenführt. So wird ein gemeinsamer Workspace erschaffen, in dem verschiedene Unterhaltungen in Echtzeit stattfinden können. Die verschiedenen Chats lassen sich für den Remote-Arbeitsplatz übersichtlich auflisten. Slack ist dabei mehr als ein Chatprogramm für Remote Work im Homeoffice. So können zum Beispiel Dienste wie Dropbox oder Google Hangouts integriert werden, so dass Slack als Homeoffice-Programm ganz individuell nutzbar ist. Auch Telefonate- und Videokonferenzen sind dann beim Remote arbeiten möglich.

3. Asana

Auch Asana ist ein Workspace für Remote Working. Der Fokus liegt hier aber nicht ganz so stark auf dem Austausch, sondern mehr auf der Planung von Projekten beim Remote Work. Für diese lasse sich Unteraufgaben am Remote-Arbeitsplatz erstellen und an verschiedene Teammitglieder vergeben. Für alle Teammitglieder im Homeoffice ist dann leicht erkennbar, wie weit die Arbeit fortgeschritten ist. Aber auch Kommunikation beim Remote arbeiten ist über Asana möglich. Der Austausch für die Remote-Arbeit findet unter den jeweiligen Aufgaben statt und kann dadurch sehr fachbezogen sein.

4. TeamViewer für Rechnerzugriff beim Remote Working

Wer beim Remote Working auf den Rechner eines Kollegen zugreifen muss, nutzt am besten den TeamViewer. Dieser ist nicht nur bei der Fernwartung am Remote-Arbeitsplatz nützlich. Der Zugriff ist beim Remote Work im Homeoffice natürlich auch auf den Computer des Büros möglich. Dabei können Nutzer auch bestimmte Daten sperren, damit private und andere sensible Daten bei der Remote-Arbeit nicht übertragbar sind. Beide Rechner müssen den Einblick auch zweifach bestätigen, damit das System beim Remote arbeiten nicht ohne Einverständnis genutzt werden kann.

5. Trello für organisiertes Remote Working

Trello ist eine browserbasierte Lösung zum Projektmanagement am Remote-Arbeitsplatz. Im Gegensatz zu anderen Tools für das Remote Working besticht Trello durch eine sehr einfache Nutzung. In einem Board lassen sich Listen erstellen, die dann wiederum in Karten unterteilt sind. Listen und Karten können für die Remote-Arbeit per Drag and Drop einfach verschoben werden. In jeder Karte ist für Remote Work dann der Upload von Dateien, weiteren To-Do-Liste sowie zusätzliche Benutzungsrechten von Mitarbeitern möglich. Die visuelle Umsetzung der Unteraufgaben eines Projekts erleichtert dabei den Überblick beim Remote arbeiten.

6. ClickUp: Aufgaben organisieren beim Remote Working

Auch ClickUp ist ähnlich aufgebaut und konzentriert sich auf das Projektmanagement beim Remote Working. Der Aufbau für den Remote-Arbeitsplatz ist ebenfalls leicht verständlich und farblich gegliedert. Besonders praktisch ist das eigene Profil beim Remote arbeiten, dass die zugeteilten Aufgaben ordnet und dadurch den Überblick erleichtert. Die Aufgaben lassen sich gemeinsam erledigen und per Kommentar sind Hinweise beim Remote Work möglich. Zusätzlich können alle Nutzer auch unsichtbare Tasks erstellen, die dann für niemanden sonst sichtbar sind, aber als praktische Erinnerungen im Homeoffice funktionieren.

7. Bitrix24

Bitrix bietet eine kostenlose Alternative zum Projektmanagement beim Remote Working. Erst ab zwölf Nutzern ist eine Umstellung auf die Premium-Variante beim Remote Work notwendig. Jeder Nutzer eines Teams kann dabei Aufgaben erstellen, sich selbst oder anderen Nutzern zuweisen sowie Deadlines einfügen. Unteraufgaben sind am Remote-Arbeitsplatz ebenso möglich wie Diskussionen unter einzelnen Aufgaben. Zusätzlich beinhaltet Bitrix aber auch einen Team-Chat für die Remote-Arbeit, Videokonferenzen, Zeiterfassung und einen Kalender. Darüber hinaus lassen sich auch diverse E-Mail-Dienste beim Remote arbeiten integrieren.

8. Zoom: Videochats beim Remote Working

Wer Video-Chats beim Remote Working benötigt, sollte sich Zoom genauer anschauen. Das Programm unterstützt Gespräche zwischen zwei Teilnehmern, aber auch innerhalb eines ganzen Teams. In der kostenlosen Variante können bis zu zwei Teilnehmer, in der kostenpflichtigen bis zu 100 Teilnehmer an einem Video-Meeting teilnehmen. Der Moderator entscheidet bei der Remote-Arbeit dabei, ob er seinen kompletten Bildschirm oder nur einzelne Bereiche beim Remote Work überträgt. Zusätzlich kann er die Maus- und Tastatur-Kontrolle an einen oder mehrere Teilnehmer übertragen. Die Dauer einer Gruppenbesprechung am Remote-Arbeitsplatz ist jedoch auf 40 Minuten für Meetings mit drei oder mehr Teilnehmern beschränkt.

9. Microsoft Teams

Microsoft hingegen setzte mit Teams ursprünglich auf die Idee vom digitalen Klassenzimmer beim Remote arbeiten. Der Fokus liegt auf Video-Chats für den Remote-Arbeitsplatz, aber auch Unterlagen lassen sich verschicken und Apps anderer Anbieter integrieren. Ursprünglich wurde das Programm nur für Bildungseinrichtungen entwickelt, die Microsoft Teams kostenlos nutzen können. Mittlerweile arbeiten aber auch immer mehr Firmen mit dem System beim Remote Work, da sich auch Dokumente beispielsweise gleichzeitig bearbeiten lassen, während im Hintergrund noch der Video-Chat aktiv bleibt. Für Unternehmen im Homeoffice bietet Microsoft Teams also zahlreiche Möglichkeiten, Video-Meetings und parallel dazu weitere Bearbeitungsfunktionen zu nutzen.

10. Google Drive: Dateien im Remote Working gemeinsam bearbeiten

Auch Google hat ein eigenes Produkt zur Unterstützung entwickelt. Google Drive als Begriff ist oftmals bekannt, viele Anwender schöpfen aber die Möglichkeiten beim Remote Working nicht voll aus. Das Programm bietet sich gut an, wenn Dokumente im Homeoffice gesammelt, organisiert und innerhalb eines Teams geteilt werden sollen. Den Nutzern stehen 15 Gigabyte Speicherplatz zur Verfügung. Und das genügt selbst dann, wenn der Ausnahmezustand durch den Coronavirus noch länger andauert. Jede Datei lässt sich dabei einzeln für andere Nutzer im Homeoffice freigeben, so dass der Nutzer die Kontrolle hat, welcher Kollege an welcher Steller Zugang bekommt. Bearbeiten mehrere Personen ein Dokument parallel, wird dies in Echtzeit angezeigt. Zusätzlich können alle Nutzer am Remote-Arbeitsplatz auch mobil auf die hinterlegten Daten zugreifen.

11. Doodle zur Terminfindung beim Remote Working

Wer einen Videokonferenz-Termin oder ein Telefon-Meeting mit mehreren Mitarbeitern vereinbaren möchte, steht beim Remote Working vor einer Herausforderung. Nicht alle Termine der Kollegen sind beim Remote Work bekannt, deshalb sind Chat-Programme nicht sinnvoll. Die gemeinsame Verabredung würde viel Zeit kosten, alle Uhrzeiten und Nachrichten dann wiederum auszuwerten ist mühsam. Doodle sendet deshalb im Rahmen einer Umfrage eine Teilnahme-Anfrage und schlägt einen bestimmten Zeitraum bei der Remote-Arbeit vor. Alle Empfänger klicken beim Remote arbeiten nun die verfügbare Zeit an, daraus erstellt Doodle eine Rangliste und so ist ganz übersichtlich erkennbar, welcher Zeitpunkt den sinnvollsten Termin darstellt.

12. Chimp or Champ

Beim Remote Working ist der persönliche Austausch mit den Kollegen und dem Chef nicht möglich. Dagegen ist im Büro sehr schnell klar, welche Stimmung herrscht und welcher Kollege mit welchem Programm oder Ablauf Probleme hat. Für ein optimales Feedback beim Remote Work gibt es deshalb Chimp or Champ. Alle Beteiligten können anonym ihre Meinung und ihre aktuelle Stimmung im Homeoffice abgeben, dieser Feedback-Bericht wird dann gesammelt an den Auftraggeber geschickt. Das wiederum hat zwei Vorteile bei diesem Homeoffice-Programm: Die Mitarbeiter fühlen sich am Remote-Arbeitsplatz wertgeschätzt und der Absender kann bei Problemen schnell handeln.

13. ONLYOFFICE

Mit ONLYOFFICE kann man mühelos einen sicheren Workspace sowohl für Remote Working als auch für digitales Lernen organisieren. Denn der ONLYOFFICE Cloud Service stellt kollaborative Online-Editoren und einen Speicherplatz für alle Dokumente zur Verfügung. Zahlreiche Produktivitätstools lassen Remote Teams dabei immer produktiv bleiben: Projektverwaltung, E-Mail, CRM, Kalender, Chat, Blogs, Umfragen, Wiki und mehr. Zusätzlich ist ONLYOFFICE auch DSGVO konform und gewährleistet damit ein hohes Niveau an Datensicherheit für alle User dank integrierter Features, wie der Zwei-Faktor-Authentifizierung, SSO, IP-Einschränkung, flexible Zugriffsrechte usw.

Startups und kleine Teams mit bis zu fünf Nutzern können ONLYOFFICE Cloud Service komplett kostenfrei nutzen. Außerdem ist der Cloud Service kostenlos für Schulen und Non-Profit-Organisationen. Größere Teams können dann zwischen dem “Business”-Paket und der VIP Cloud wählen. Dabei ist die zweite Option für große Unternehmen oder Firmen in besonders stark reglementierten und sicherheitsrelevanten Branchen gedacht. Denn VIP Cloud wird auf einem dedizierten Server in einem europäischen Hetzner-Rechenzentrum gehostet und von einem zugewiesenen ONLYOFFICE-Mitarbeiter betreut.

14. Evernote

Nicht nur praktische Programme sind eine Voraussetzung für effektives Remote Working, sondern auch die eigene Ordnung auf dem Arbeitstisch. Oft stapeln sich die Notizen und Klebezettel, wichtige Infos der Kollegen aus dem Homeoffice werden notiert und gehen dann im Stapel unter. Evernote hilft dabei, eigene Notizen, Fotos und Dokumente zu ordnen. Die App sortiert die Infos nach dem Datum der Erstellung, es lassen sich aber auch Erinnerungen anlegen. Jede kleine Notiz ist dann wie auf einem Block sichtbar und sogar Tonaufnahmen sind möglich. Wer beim Remote in einem Video-Meeting oder Anruf Notizen macht, kann diese auch anschließend mit den Kollegen teilen.

15. AppBlock

Noch konsequenter ist AppBlock, dort lassen sich die Ablenkungen beim Remote Working auf dem Smartphone komplett sperren. Wer dann eine dieser verbotenen Apps aktiviert, erhält sofort die Nachricht „Du hast es heute schon dreimal probiert! Nutze die Zeit und sei produktiv“. Natürlich lässt sich die Sperre beim Remote Work jederzeit aufheben und zeitlich festlegen. Trotzdem könnte die Maßnahme gerade in stressigen Phasen im Homeoffice helfen, ein Bewusstsein für die Ablenkungen am Remote-Arbeitsplatz zu schaffen. Bei der kostenlosen Variante sind fünf Sperren als Homeoffice-Programm inbegriffen, was beim Remote arbeiten zumindest für die großen sozialen Netzwerke reicht.

Fazit: Remote Working funktioniert nur gemeinsam

Es gibt eine große Auswahl an praktischer Remote Work Software, doch du brauchst sie nicht alle testen oder installieren. Wichtig ist eine gute Vorbereitung, sprecht im Team ganz genau ab, welche Anwendungen für euch in Frage kommen und welche nicht. Jeder sollte zur Organisation, zum Speichern und zur Aufgabenverteilung die gleiche Remote Work Software nutzen, damit alle Informationen schnell die Teammitglieder erreichen. Nur dann funktioniert das Remote Working und sorgt für einen reibungslosen Ablauf und durchgehende Produktivität.

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