Egal, ob frisch gegründet oder schon einige Jahre am Markt: Unbezahlte Rechnungen sind mehr als nur ärgerlich. Während du kleinere Zahlungsversäumnisse vielleicht noch ausgleichen kannst, kann dies bei einem Kunden mit großem Auftragsvolumen schnell existenzbedrohend für dich werden.

Auch für deine Planungssicherheit ist es deshalb entscheidend, dass deine Rechnungen pünktlich bezahlt werden. Mit diesen Tipps sorgst du für eine gute Zahlungsmoral bei deinen Kunden.

Tipp 1: Über Geld redet man nicht?

Weit gefehlt. Das Gegenteil ist der Fall: Mache dir bewusst, dass du gute Arbeit leistest und eine angemessene Bezahlung dafür eine Selbstverständlichkeit ist.

Nicht wenige junge Gründer tun sich schwer damit, das Thema Geld anzusprechen. Geld zu verlangen und an Zahlungen zu erinnern, ist in der Vorstellung vieler mit Knauserigkeit oder Kleinlichkeit verknüpft. Wenn du selbst ein Problem damit hast, offen eine angemessene Bezahlung für deine Arbeit zu verlangen, merken deine Kunden dies. Manche schreckt dies ab, während andere beginnen, die anfallenden Zahlungen schleifen lassen.

Sei beim Thema Geld also höflich, aber selbstbewusst. Es ist keine Schande, für gute Arbeit zeitnah bezahlt werden zu wollen.

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Tipp 2: Hast du an alles gedacht?

Nichts ist unangenehmer, als einen Kunden für das Nichtbegleichen einer Rechnung zu kontaktieren, wenn der Fehler bei dir liegt.

Ehe du die Schuld beim Kunden suchst, prüfe deshalb genau, ob du selbst an alles gedacht hast: Hast du die Rechnung wirklich abgeschickt? War der Zahlungszeitraum klar definiert und die richtige Summe genannt? Hast du die Rechnung an die richtige Person geschickt? Sind deine angegebenen Bankdaten korrekt?

Achte auch unbedingt darauf, dass deine Buchhaltung aktuell ist. So siehst du alle Zahlungseingänge und die Nichteingänge und kannst frühzeitig reagieren.

Tipp 3: Positive und negative Verstärkung

Der Skonto kann als positive Verstärkung dienen und deine Kunden motivieren, zeitnah die Zahlung zu veranlassen. Der Skonto ist ein Nachlass von 2%, der aber nur für eine Zahlung z. B. innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungserhalt gewährt wird. Bei einem Gesamtzahlungsziel von 30 Tagen würde dies in der Rechnung so lauten: „Zahlung 14 Tage 2% Skonto, 30 Tage netto“.

Als negative Verstärkung fungiert eine Strafgebühr für verspätete Zahlungen. Sie sollte nicht zu hoch sein, schließlich willst du deinen Kunden nicht verärgern, sondern zu schnelleren Zahlungen motivieren.

Tipp 4: Mache es so einfach wie möglich

Erarbeite die Zahlungsbedingungen gemeinsam mit deinem Kunden und biete ihm verschiedene Zahlungsmöglichkeiten an. Wenn du hier flexibel bist und auf seine Wünsche eingehst, schafft dies ein positives Klima in eurer Beziehung. Und dieses erhöht wiederum seine Motivation, fristgerecht seine Rechnung zu bezahlen.

Halte eure Vereinbarungen dabei unbedingt schriftlich fest, damit du dich später darauf berufen kannst. Rein mündlich getroffene Absprachen werden schnell vergessen und können der Nährboden für Missverständnisse sein.

Tipp 5: Eine freundliche Nachfrage

Wenn der Zahlungszeitraum verstrichen ist, ohne dass der Kunde seine Rechnung beglichen hat, gehe nicht gleich vom Schlimmsten aus. Fast immer sind dumme Zufälle oder harmlose Gründe die Ursache. Vielleicht ist die Rechnung in der Post verloren gegangen, oder dein Kunde musste sich kurzfristig um einen Notfall kümmern. Manchmal wird eine Rechnung auch schlichtweg vergessen.

Solange du die Ursache für den Zahlungsausfall nicht kennst, gehe nicht gleich vom Schlimmsten aus. Melde dich bei deinem Kunden und frage nach, ob er die Rechnung erhalten hat. Ist sie nur in der falschen Ablage gelandet, wird dein Kunde die Zahlung direkt veranlassen. Ist etwas anderes die Ursache, erfährst du ebenfalls davon.

Tipp 6: Die Zahlungserinnerung

Zahlt dein Kunde trotz Telefonat seine Rechnung noch immer nicht oder hast du ihn nicht erreicht, schicke eine freundliche Zahlungserinnerung. Bleibe weiterhin höflich, aber bestimmt im Ton. Setze unbedingt eine klare Frist für die erwartete Zahlung. Dies schafft mehr Verbindlichkeit als die allgemeine Bitte, bald die Zahlung anzuweisen.

Tipp 7: Schicke eine Mahnung

Wenn auch auf die Zahlungserinnerung kein Geldeingang erfolgt, schreibe eine Mahnung. Es hat sich zwar eine dreimalige Mahnung eingebürgert, verpflichtet bist du dazu aber nicht. Tatsächlich ist es vollkommen dir überlassen, wie oft du deinen Kunden überhaupt an die fällige Rechnung erinnern willst. Denn mit der ersten Mahnung steht er bereits in Vollzug.

Manche Unternehmen zahlen ihre Rechnungen leider erst dann, wenn sie die erste Mahnung erhalten. Wenn dies verlässlich geschieht, ist dies zwar ärgerlich, gibt dir aber zumindest wieder Planungssicherheit.

Dein Ton in der Mahnung sollte noch immer sachlich sein, kann aber zunehmend deutlicher werden. Wichtig ist, dass jede Mahnung ein klares Zahlungsziel beinhaltet. Am Ende der letzten Mahnung wird der Hinweis aufgeführt, dass bei Nichtzahlung rechtliche Schritte eingeleitet werden.

Tipp 8: Rechtliche Schritte

Spätestens die Androhung eines gerichtlichen Mahnverfahrens bringt deinen Kunden dazu, seine Rechnung zu begleichen. Nur wenige Ausnahmen verweigern auch weiterhin die Zahlung. Wenn du an einen solchen Kunden geraten bist, bleiben dir verschiedene Möglichkeiten:

  • Du kannst einen Mahnantrag an das Mahngericht schicken, das für deinen Geschäftssitz verantwortlich ist. Ist formal nichts zu beanstanden, schickt das Gericht einen Mahnbescheid an deinen Kunden. Die Kosten für den Mahnbescheid musst du dabei vorstrecken. Sie sind noch nicht sehr hoch; legt dein Kunde aber Widerspruch ein und es kommt zur Gerichtsverhandlung, steigen sie.
  • Alternativ kannst du ein Inkassounternehmen einschalten. Dieses „kauft“ die Rechnung von dir und treibt den Betrag selbst ein. Auf diese Weise erhältst du schneller dein Geld, allerdings nicht die volle Summe der Rechnung.

Einen Leerlauf überbrücken

Wenn dein Kunde trotz deiner Bemühungen noch nicht gezahlt hat, stehst du mitunter vor der Herausforderung, dennoch laufende Kosten decken zu müssen. Weder deinem Vermieter noch deinem Stromanbieter wird ein säumiger Kunde als Begründung reichen, weshalb du deine Rechnungen nicht begleichen kannst.

Um in solchen Momenten nicht in Schwierigkeiten zu geraten kann es notwendig und sinnvoll sein, den Leerlauf mit einem Kredit zu überbrücken. Leider sind viele Banken sehr zögerlich bei der Vergabe von Krediten an Selbstständige, und die Überzeugungsarbeit kostet viel Zeit.

Eine schnelle Alternative ist VEXCASH. Die Fokussierung liegt hier auf Selbstständigen und Freiberuflern und einer unkomplizierten Abwicklung. So kannst du die Zeit überbrücken, bis dein Kunde seine Rechnung bezahlt hat, und dich gleichzeitig in Ruhe auf dein Kerngeschäft konzentrieren.

Fazit

Nicht bezahlte Rechnungen sind immer ärgerlich. Aber zum Glück kannst du vieles tun, um dieses Problem von vorne herein zu vermeiden. Sorge für ein gutes Verhältnis zu deinem Kunden, so dass auch Zahlungsprobleme frühzeitig angesprochen und Lösungen gefunden werden können. Eindeutige Absprachen, die ihr schriftlich festhaltet, sorgen auf beiden Seiten für Klarheit. Auf diese Weise kannst du viele Probleme von vorne herein vermeiden.

Wenn all dies nicht hilft, bist du alles andere als hilflos, denn dir stehen verschiedene Möglichkeiten offen, an dein Geld zu kommen.

Kurzfristige finanzielle Engpässe kannst du dabei mit einem Kredit überbrücken. Dies erlaubt dir, liquide zu bleiben und dich weiterhin um dein Kerngeschäft zu kümmern.

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