Es gibt diese Tage im Büro, da wirst du scheinbar von Arbeit geradezu erschlagen. Es stehen so viele Termine an, es gibt noch so viele Mails zu beantworten und du willst außerdem noch an deinem eigenen Projekt weiterarbeiten – neben der Arbeit wartet deine Freundin oder Frau mit oder auch ohne die Kinder sehnsüchtig auf dich und freut sich auf gemeinsame Zeit. An dem Fakt, dass der Tag nur 24 Stunden hat, kannst auch du nur wenig ändern. Also muss deine Mission sein, das, was wirklich wichtig ist, in einen Zeitrahmen zu verpacken, bei dem immer noch so viel Freizeit herausspringt, wie du es dir wünschst. Und ich glaube, ich kann für die Mehrheit sprechen, wenn ich sagen, dass der Wunsch nach mehr Freizeit bei einer 40-Stunden Woche hoch ist – was also tun? Ganz einfach: Die Produktivität in den Phasen der Arbeit steigern!

Was bedeutet eigentlich Produktivität?

Doch wann spricht man überhaupt davon, dass jemand produktiv arbeitet? Produktiv sein ist immer relativ. Es bedeutet, dass man mehr in einer bestimmten Zeit schafft, als ein gewisser Referenzwert. Ein produktiver Verkäufer verkauft beispielsweise 5 Autos pro Woche und pflegt 10 Kundenkontakte, während ein weniger produktiver 4 Autos verkauft und 8 Kundenkontakte pflegt. Es kommt also ganz darauf an, wo du einen Maßstab setzt und von welchem Punkt aus du dich entwickeln möchtest.

Ist-Soll Abgleich

Wenn du mit der 40-Stunden Woche schlussmachen möchtest, ohne dabei finanzielle Einbußen zu erleiden, dann musst die dich auf die Arbeit konzentrieren, die dein Geschäft tatsächlich am Laufen hält und alles andere eben in einer kleineren Zeitspanne abdecken. Schau am besten in der Ist-Analyse wofür du die meiste Zeit verwendest und überlege bei der Soll-Analyse, wo du Zeit sparen kannst bzw. wie du Zeitfresser eliminieren kannst. Gott sei Dank gibt es ein paar Tipps oder auch Angewohnheiten, die es dir ermöglichen produktiver zu arbeiten und den neu gewonnen Teil deiner Zeit mit weiterführender Arbeit zu besetzen oder einfach nur mehr Freizeit zu haben.

Die goldene Regel der Produktivität

Wenn du wirklich produktiv sein möchtest, dann ist eine Sache ganz wichtig: Wissen, wo deine Prioritäten liegen! Es ist empfehlenswert sich in einer ruhigen Minute Zeit zu nehmen und eine Liste zu erstellen und diese zu ordnen – von wichtig nach unwichtig. Danach solltest du diese von oben nach unten konsequent herunterarbeiten, während du versucht, dich nicht ablenken zu lassen. In einer fokussierten Arbeitsphase, die sich über zwei Stunden erstreckt, kannst du deutlich mehr schaffen, als in vier Stunden, während denen du immer wieder mit anderen Dingen beschäftigt bist und dich ständig ablenkst.

Typische Verhaltensmuster für mehr Produktivität

Der richtige Umgang mit dem E-Mail Postfach

In der teilweise schon völlig digitalisierten Welt kann es schon mal passieren, dass man glaubt, man würde sprichwörtlich in einer Flut von E-Mails ertrinken. Doch ist der richtige Umgang mit E-Mails wichtig für deine Produktivität. Wenn du ständig dein Postfach aktualisierst, dann wird dich das ersten von deiner eigentlichen Tätigkeit ablenken und zweitens dauernd deine Liste mit Dingen, die wirklich Priorität besitzen, unterbrechen. Also solltest du versuchen höchstens ein- bis zweimal pro Stunde zu aktualisieren – darum wird dir auch keiner böse sein – und außerdem auch bei den Mails das Prinzip der Dringlichkeit anwenden und überlegen, ob der Aufwand im Verhältnis zum Einsatz an Zeit steht.

Vollständiges Beenden

Du kennst es sicherlich: Du nimmst dir etwas vor, wirst gestört, machst etwas anderes, kommst wieder und machst es schnell fertig. Am nächsten Tag denkst du dir: „Naja, das hätte aber schöner werden können“ und fängst erneut mit der Arbeit an. Das ist ein Faktor der unglaublich viel Zeit frisst. Wenn du die 40-Stunden Woche loswerden willst, dann erledige deine Aufgaben genau einmal – dafür aber richtig!

Die richtige Form von Perfektionismus

Jeder der sich selbst als Perfektionisten beschreiben würde, der weiß, dass es sich dabei um einen Fluch und Segen zugleich handelt. Wenn du deine Produktivität steigern möchtest, dann kann er dir wirklich im Weg stehen, wenn es dir an diesem mangelt, dann kann es sein, dass du deine Arbeit nur schlampig erledigst.

An ausgewählten Stellen

Perfektion ist manchmal sehr wichtig, manchmal aber auch irrelevant. Bevor du das nächste Mal eine Aufgabe erledigst, frage dich, ob es wichtig ist, dass es perfekt wird, oder ob es egal ist, wenn eine kleine Unstimmigkeit mit hineinrutscht. Sei also nur dann ein Perfektionist, wenn es auch zielführend und angebracht ist.

Nicht als faule Ausrede nutzen

Sei immer realistisch, wenn du entscheidest, ob etwas notwendig ist, oder nicht. Auch Dinge, die nicht perfekt sein müssen, können konsequenterweise schlampig erledigt werden. Das kostet dich am Ende sogar noch Effektivität, weil du dann nacharbeiten musst. Also sei gewissenhaft, nur dann ein Perfektionist, wenn es angebracht ist und mache dir immer bewusst, wie die Ansprüche an die Aufgaben sind, die du gerade erledigst.

Selbstbeeinflussung

Teile deine Gedanken zu der Verringerung deiner Arbeitszeit deinen Freunden mit und stelle es so dar, als sei das nun beschlossene Sache. Im Endeffekt ist das eine psychologische Brücke, um in Gedankenmuster der Verantwortung gegenüber dem eigenen Wort zu kommen. Es geht dabei um das Konsistenzprinzip – die Einhaltung des eigenen Wortes.

Selbstmotivation

Die Disziplin spielt eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, produktiver zu sein. Deshalb halte dir immer vor Augen warum du effektiver werden möchtest und warum das für dich erstrebenswert ist – möchtest du mehr Zeit mit deiner Frau, möchtest du andere Projekte starten…?

Raus aus der 40-Stunden Woche

Vor allem am Anfang wird es dir wahrscheinlich überproportional schwer fallen diese Maxime einzuhalten, aber mit der Zeit wird es immer leichter diese in deinen Alltag zu implementieren und danach zu handeln. Auf lange Sicht, halte ich es für ratsam, dass du dich mit verschiedensten Methoden der Auslagerung von Arbeit auseinandersetzt und verstehst, wie man gewisse Prozesse automatisieren kann. Dies ist nämlich der beste Weg, um das Hamsterrad zu verlassen und mit einem relativ geringen Einsatz an Zeit, ein maximal Ergebnis zu erzielen. Probiere es aus und schaffe in Zukunft mehr!