Wie organisiere ich eigentlich eine Messe? Eine Frage die sich zumindest Gründungsinteressierte im Eventbereich bestimmt schon einmal gestellt haben. Denn auch, wenn das dahinterliegende Geschäftsmodell zunächst einfach aussieht, gilt es Besucher, Aussteller, Behörden und oftmals hohe Kosten zu managen.

Wie das geht haben wir die Macher der Cologne Spirits gefragt, die mit ihrem neuen Format Cologne Spirits „Der Rum- und Genussmesse“ in den Startlöchern stehen. Wir haben uns deshalb mit Christoph Schreiber, neben  einem der Organisatoren der Cologne Spirits und Inhaber von Rum-Tasting.de getroffen, um einmal einen Blick hinter die Kulissen zu werfen.

Im Interview beantwortet er u.a. die Fragen was sich hinter der Cologne Spirits – Der Rum- und Genussmesse verbirgt und was man beim Organisieren einer Messe bedenken sollte.

Christoph, wie entstand die Idee eine Rum- und Genussmesse in Köln zu organisieren?

In Köln gab es bisher keine Plattform, bei der sich insbesondere Rumbegeisterte und solche, die es noch werden wollen, über Premium Spirituosen informieren und austauschen können. Deswegen haben wir das Format kreiert. Mir macht es dabei besonders viel Freude, dass ich meine beiden Passionen, nämlich Wissensaustausch zu gestalten und ein Liebhaber von Rum zu sein, verbinden kann. Die Cologne Spirits bietet Ausstellern die Chance sich mit einem maßgeschneiderten Messeauftritt in Szene zu setzen. Besucher haben die Möglichkeit, zu günstigen Eintrittspreisen, die Welt des Rums zu erkunden und sich mit Gleichgesinnten auszutauschen. Neue Fakten und Herstellungsmethoden werden während den Tastings und in Masterclasses vermittelt. Wobei es ganz wichtig ist, die Messe nicht nur auf Rum zu begrenzen, sondern auch passionierten Herstellern von anderen Genussprodukten eine Bühne zu bieten und 2 tolle Tage mit spannenden Geschmackseindrücken zu verleben. Am 16. und 17.03.2018 ist es dann soweit und die Cologne Spirits öffnet zum ersten Mal ihre Tore.

 

Und wie bist du ausgerechnet auf die Thematik „Rum“ gestoßen?

Meine Leidenschaft und Neugier für das Thema wurde vor gut 5 Jahren nicht in der Karibik, sondern auf der anderen Seite der Welt geweckt und zwar in Thailand. Jetzt ist Thailand nicht unbedingt für die Rumherstellung bekannt, aber wir waren dort damals in einer kleinen – und ich meine eine wirklich sehr kleinen – Destillerie, die dort von einer Frau aus Martinique geführt wurde. Ihr könnt euch das ganze mehr oder weniger als zwei kleine Hütten vorstellen, in der einen war die Destille untergebracht, in der anderen eine kleine Bar und unter einem kleinen Dachvorsprung waren kleine Pressen mit denen einzelne Zuckerrohr Halme gepresst werden konnten. Normalerweise hätte ich mir das interessiert angeschaut, das Produkt probiert und wäre weitergefahren. Aber als wir gerade in der kleinen Bar Platz genommen hatten – und mit Bar meine ich die linke, der beiden Hütten mit einem kleinen Tresen/Plastiktisch und ein paar Plastikstühlen – fing es wie aus Eimern an zu schütten und wir saßen dort erst einmal fest. In den nächsten 2-3 Stunden erfuhr ich jede Menge über Rum z.B. dass man in Thailand für die Fassreifung eine ganz spezielle Genehmigung braucht. Ich habe natürlich jede Menge probiert, weil ihr die Fassreifung nicht erlaubt war, schmeckten die speziellen und rein natürlich aromatisierten Rumsorten wirklich exzellent. Als wir uns dann mit Regencapes aus dem nächstgelegenen Seven Eleven versorgt, wieder auf den Weg gemacht hatten, war meine Neugier geweckt, die mich als nächstes zur Rum Experience University von Ian Burrell nach Salobreña und von dort weiter auf diverse Karibikinseln führen und mich schließlich dazu bringen sollte rum-tasting.de zu starten.

Was war bisher die größte Hürde bei der Organisation der Cologne Spirits?

Ich denke die größte Hürde ist es den Entschluss zu fassen loszulegen und so eine Messe auf die Beine zu stellen und insbesondere es rechtzeitig zu tun. Denn eine Messe ist oft mit viel Aufwand und Vorlauf verbunden und ehe man sich versieht ist das Zeitfenster für den Startpunkt an einem vorbeigezogen. Marcus und ich hatten die Idee beide schon länger im Hinterkopf, haben uns dann zufällig am Flughafen Köln/Bonn getroffen, kamen zufällig auf das Thema und dann dauerte es nicht lange bis wir beschlossen haben, dieses Vorhaben gemeinsam umzusetzen.

Natürlich treten gerade zu Beginn viele bürokratische Hürden auf, über die man sich rechtzeitig informieren muss, damit man Ausschankgenehmigungen, Gestattungen evtl. Gewerbeanmeldungen oder -erweiterungen rechtzeitig beantragt. Glücklicherweise haben wir uns früh genug mit den notwendigen Auflagen auseinandergesetzt, so dass wir genug Vorlauf hatten. Aber hier hilft natürlich auch ein Fixtermin (16. – 17. März 2018) durch den man klar festgelegt hat, wann alles stehen muss.

Was sind denn besondere Herausforderungen bei der Cologne Spirits, welche speziellen Besucher-Erwartungen gilt es zu erfüllen?

Genussbegeisterte Menschen sind natürlich ein hohes Servicelevel und Qualitätsniveau gewohnt und hochwertige Produkte wollen entsprechend zelebriert werden. Das bedeutet beispielsweise, dass jeder Besucher ein eigenes Verkostungsglas am Eingang bekommt, da hochwertige Spirituosen natürlich nicht in Plastikbechern ausgeschenkt werden können. Das bedeutet aber auch, dass es die Möglichkeit gibt, dieses Glas an den Ständen gegen ein gespültes einzutauschen, damit bspw. ein besonderer Rum auch in einem frischen Glas verkostet werden kann.

Dann ist es uns natürlich ein besonderes Anliegen viele Aussteller mit einer möglichst großen Bandbreite an Produkten vor Ort zu haben, sodass die Besucher viele, verschiedene Stilrichtungen und Geschmäcker der Kategorie erleben können. Deshalb werden natürlich nicht nur Spirituosen den Gaumen begeistern, sondern auch für das leibliche Wohl muss gesorgt werden um einen gesunden Ausgleich zu schaffen. Exklusive Food-Truck-Stände, die die Genüsse unserer Besucher begeistern, werden deshalb auch vor Ort sein.

Was gibt es noch bei der Planung einer Messe zu beachten?

Ich denke das Wichtigste dem man sich beim organisieren einer Messe bewusst sein muss, ist das man eine Abhängigkeit in zwei Richtungen hat. Zum einen muss man ausreichend Aussteller akquiriere, damit die Messe für die Besucher interessant ist und am Ende die Kalkulation auch für den Veranstalter aufgeht, und zum anderen muss man genügend Besucher anziehen.

Hier ist es extrem wichtig, dass man die Messe attraktiv darstellt und kommuniziert und eine ausreichende, besser noch deutlich mehr als ausreichende Aufmerksamkeit und Öffentlichkeit für das Event schafft, damit die Halle am Ende voll ist und möglichst alle Tickets verkauft wurden.

Wobei letzter Punkt durch die Online Vermarktung von Veranstaltungen sicherlich dramatisch einfacher geworden ist.

Welchen Tipp kannst du Gründern noch mit auf den Weg geben?

Da ich etwas Großes aufziehen wollte, war mir schnell bewusst, dass ich das ohne weitere Unterstützung, sowohl in der Planung als auch in der Durchführung nicht schaffen werde. Deshalb habe ich mich mit Marcus Stock, Gründer der größten deutschen Facebook Gruppe „Der Rum-Club“ zusammengetan. Mein Tipp an Gründer: Sucht euch Partner, denen ihr vertraut, die eure Leidenschaft teilen und die genauso hinter dem Projekt stehen, wie ihr selbst. Denn nur darauf kann eine gelungene Geschäftsbeziehung aufbauen.

Außerdem sollte man den Punkt Reichweite nicht außer Acht lassen. Oft bringt es mehr, Kooperationen mit Unternehmen einzugehen, die eine hohe Reichweite haben und euer Event pushen können, statt einen direkten monetären Gegenwert von denjenigen zu erhalten.

Wie geht es bei euch jetzt weiter?

Die Grundsteine für die erste Cologne Spirits sind gelegt. Die Location steht fest: Der Barthonia Showroom in Köln, und so langsam gehen wir in die operative Planung über.

Zum Debut der Cologne Spirits haben wir uns diesmal auch etwas Besonderes überlegt. Da auch der Gin in der Spirituosenwelt an Aufmerksamkeit gewinnt, werden wir einen Fokusbereich einrichten. Hier werden auch lokale Aussteller aus Köln vertreten sein.

Als Veranstalter denken wir natürlich jetzt schon Groß und haben schon Ideen für die 2. Cologne Spirits im Hinterkopf.

 

Falls du Lust hast, würden wir uns natürlich freuen, wenn auch du am 16. Und/oder 17.03. in Köln bei der ersten Cologne Spirits vorbeischaust.

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