Viele Ausgaben, die du womöglich noch deinem Privatbereich zuordnest, darfst du ganz legal auf dein Unternehmen verlagern. Denn wenn du (und der Fiskus) genauer hinguckst, handelt es sich um durch deinen Betrieb verursachte Kosten – und die sind absetzbar! In diesem Beitrag rechne ich dir vor, wie eine Beispiel-Unternehmerin auf diese Weise im Jahr 2017 satte 3.006 € Steuern sparen kann. Je höher dein Steuersatz ist, desto mehr kannst du sparen!

1. Tipp: Erkenne versteckte Betriebsausgaben

Betriebliches und Privates werden vermischt

Geht es dir wie so vielen Einzelunternehmern, bei denen betriebliche und private Aktivitäten immer mehr ineinanderfließen? Dann kommt es sicherlich auch bei dor oft vor, dass du

  • während eines privaten Einkaufs gleich noch Betriebsbedarf mitnimmst,
  • deine Kunden mit Getränken und Knabbereien aus deiner Privatküche versorgst oder
  • beim Restaurantbesuch mit dem ebenfalls selbstständigen Freund ungeplant nur über Geschäftliches redet.

Betriebliche Belege sammeln

Bevor du in solche Situationen geratest, mache dir bitte noch einmal klar: Um betriebliche Ausgaben als Betriebsausgaben absetzen zu können, brauchst du einen Beleg! Achte deshalb schon bei der Beschaffung darauf, dass du jede betriebliche Ausgabe mit einer korrekten Quittung oder Rechnung nachweisen kannst. Es ist unerheblich, ob auf demselben Beleg auch privat gekaufte Artikel stehen, solange du nur die Kosten der betrieblich veranlassten Einkäufe in deine Buchführung übernimmst.

ACHTUNG

Sammele deshalb alle – wirklich alle – betrieblichen Belege sorgfältig, statt sie zusammen mit irgendwelchen Tüten und Verpackungen zu „vermüllen“. Mache das auch dann, wenn es nur um Kleinbeträge geht. Am Monatsende kannst du den Quittungsstapel dann in deine betriebliche Belegsammlung einsortieren und die einzelnen Ausgaben auf den Betriebsausgabenkonten verbuchen. Oft wirst du erstaunt feststellen, welch stattlicher Betrag auf diese Weise zusätzlich zu deinen „üblichen“ Betriebsausgaben zusammenkommt!

 Beispiel

1.440 € versteckte Betriebsausgaben:
Lena Meister ist selbstständige Ernährungsberaterin. Einen Raum in ihrer Privatwohnung nutzt sie als Praxis. Als sie im Februar ein Karnevalskostüm für ihren Sohn kauft, findet sie in dem Laden auch Handpuppen, die sie spontan für Rollenspiele mit ihren Patienten kauft. Sie nimmt den Kassenzettel zu ihren Betriebsbelegen und setzt die Position „Handpuppen-Set 17,90 €“ ab.

Geht Lena Meister Lebensmittel einkaufen, besorgt sie auch Mineralwasser und Teebeutel für ihre Patienten. Außerdem bestückt sie für die Praxis jeden Morgen eine große Schale mit frischem Obst. Ab sofort hebt sie alle Einkaufsquittungen auf und kreist darauf die Positionen ein, die sie für Kunden einkauft. Diese Ausgaben setzt sie ab. Im Februar kommen 60 € zusammen – eine Summe, die sie erstaunt, die aber realistisch ist (20 Arbeitstage à 6 Sitzungen = 120 Besucher; pro Besucher rund 0,50 €)!

An einem Abend geht die Selbstständige mit einer Freundin essen, die denselben Beruf ausübt. Sie berichtet ihr im Restaurant von einem schwierigen Fall und holt sich Feedback und Ratschläge ein. Ehe die beiden sich versehen, sind 2 Stunden vergangen. Zum Dank für das Fachgespräch übernimmt Lena Meister die Rechnung von 60 €. Die Kollegin gibt ihr den Tipp, das Essen als geschäftliche Bewirtung abzusetzen – zu Recht! Weil Lena Meister als Anlass der Bewirtung wahrheitsgemäß „Fachgespräch über den Patienten Jannik Müller“ angeben kann, darf sie 70 % ihrer Kosten – 42 € – absetzen.

So sind Lena Meister allein im Februar betriebliche Kosten von rund 120 € entstanden, die die Selbstständige bisher noch nie abgesetzt hat. Aufs Jahr gerechnet kann ein Betrag von 1.440 € zusammenkommen.

2. Tipp: Mache Fahrten mit dem Privatauto geltend

Sicher hast du schon viel darüber gelesen, wie ein Unternehmer ein Auto als Geschäftswagen absetzen kann. Begriffe wie „Fahrtenbuch“ und „1-%-Methode“ schwirren dir im Kopf herum, und vielleicht hast du für dich beschlossen, dass du gar keine Zeit hast, dich in dieser Sache schlauzumachen. Dennoch hast du ein schlechtes Gewissen und befürchtest, etwas falsch zu machen und dem Fiskus Geld zu schenken?

Gelegentliche Betriebsfahrten absetzen
Das stimmt zum Teil! Nutzt du dein Auto zu mehr als 50 % betrieblich, musst du es in dein Betriebsvermögen einlegen und dich mit den Folgen beschäftigen – mehr dazu in deinem Handbuch im Beitrag G24 „Geschäftswagen absetzen“. Wenn du aber nur gelegentlich betrieblich veranlasste Fahrten unternimmst, kannst du es dir ganz einfach machen – und den Fiskus dennoch an deinen Kosten beteiligen! Das geht so:

Führe eine einfache Liste (oder ein Fahrtenbuch) über deine betrieblichen Fahrten mit einem privaten Pkw (deinem eigenen Auto, dem deines Partners, deiner Eltern, eines Freundes etc.). Notiere darin zu jeder Fahrt

  • das Datum,
  • den betrieblichen Anlass inklusive Fahrtziel sowie
  • die betrieblich gefahrenen Kilometer

Pauschale geltend machen
Jeden so nachgewiesenen Kilometer darfst du pauschal mit 0,30 € absetzen (diese Pauschale stammt aus dem Bundesreisekostengesetz und wird von der Finanzverwaltung anerkannt; eine Erhöhung wird diskutiert, ist derzeit aber noch nicht durchsetzbar). Im Laufe eines Jahres kommt bei so geringem Aufzeichnungsaufwand oft ein stattlicher Betrag zusammen! 

3. Tipp: Setze auch die zu Hause genutzten Arbeitsmittel ab

Gegenstände, Arbeitsgeräte, Büromaterial
Erledigst du betriebliche Arbeiten zu Hause, sind alle Kosten der hierfür benötigten Arbeitsmittel Betriebsausgaben! Ob du ein häusliches Arbeitszimmer hast oder die Tätigkeiten am Küchentisch erledigst, ist hierfür unerheblich. Als Arbeitsmittel gelten
-unmittelbar arbeitsfördernde Einrichtungsgegenstände wie Schreibtisch, Schreibtischstuhl, Bücherregal, Büroschrank, Schreibtischlampe etc., und zwar unabhängig vom Material und von der Stilrichtung,

  • Arbeitsgeräte (PC, Taschenrechner, Locher etc.) und
  • Büromaterial (Stifte, Papier)

Beispiel
Arbeitsmittel für 540 € geltend machen:
Die Ernährungsberaterin macht schon die Raumkosten sowie die Einrichtung ihres als Praxis genutzten Zimmers steuerlich geltend. Doch weil der Platz dort knapp geworden war, hat sie sich gerade einen Arbeitsplatz für Bürotätigkeiten in ihrem Schlafzimmer eingerichtet und ihren betrieblichen PC dorthin ausgelagert. Gekauft hat sie für das Schlafzimmer einen kleinen Holzschreibtisch (280 €) und ein verschnörkeltes Eisenregal (160 €) sowie eine Grundausstattung mit Stiften, Locher, Hefter Druckerpapier etc. (100 €). Jetzt erfährt Lena Meister, dass sie das alles als Arbeitsmittel absetzen kann, auch wenn die Möbel keine typischen Büromöbel sind.

 4. Tipp: Lege Privatgegenstände in den Betrieb ein

Entscheidend: Betriebliche Nutzung
Jeder Unternehmer wird das kennen: Gegenstände, die er eigentlich für seinen Privatbedarf gekauft oder geschenkt bekommen hat, dienen plötzlich nur noch dem Betrieb:

  • Mit der privaten Digitalkamera werden nicht länger Urlaubs-, sondern nur noch Werbefotos geschossen.
  • Der Kaffeevollautomat wandert aus der Privatküche 
ins betriebliche Wartezimmer für Kunden/Patienten.
  • Der massive Aktenschrank vom verstorbenen Onkel 
macht sich im häuslichen Arbeitszimmer gut.

Legst du einen solchen Gegenstand in dein Betriebsvermögen ein, darfst du seinen Wert absetzen – und zwar nach denselben Regeln, als hättest du ihn für deinen Betrieb eingekauft. Den Einlagewert ermitteln du so (§ 6 Abs. 1 Nr. 5 sowie § 7 Abs. 1 Satz 5 EStG):

Regelfall: Bewertung zum Teilwert

  • Im Regelfall bewertest du das eingelegte Gut mit dem sogenannten Teilwert, den du schätzt. Orientiere dich an Gutachten, Internet-Angeboten oder Listen für gebrauchte Wirtschaftsgüter.
  • Ausnahme 1: Liegt die private Anschaffung nur bis zu 3 Jahre zurück, ziehst du von den ursprünglichen Brutto-Anschaffungskosten die gesetzliche Mindestabschreibung nach § 7 EStG ab, um zum Einlagewert zu kommen.
  • Ausnahme 2: Hast du das betreffende Gut schon im Rahmen von Überschuss-Einkünften (z.B. Arbeitnehmer-Tätigkeit, Vermietung) teilweise abgeschrieben, musst du diese Abschreibungen vom geschätzten Teilwert bei der Einlage abziehen – aber nur bis maximal zur Höhe der fortgeschriebenen Anschaffungskosten (= „Buchwert“ bei der Einlage).

Einlage dokumentieren

Die Einlage selbst funktioniert ganz einfach. Du schreibst dir einen Eigenbeleg darüber, wie du den Einlagewert ermittelt hast und ab wann du das betreffende Gut betrieblich nutzt. Ggf. musst du das Gut mit diesen Angaben auch noch in dein GWG-Verzeichnis oder Anlageverzeichnis aufnehmen.

Beispiel
900 € geltend machen:
Eine Tante von Lena Meister stirbt und hinterlässt ihr ein vollständiges Porzellan-Teeservice (Teilwert: 400 €), ein Echtholz-Bücherregal (Teilwert: 350 €) sowie einen alten Kühlschrank (Teilwert: 150 €). Diese geringwertigen Wirtschaftsgüter nutzt die Ernährungsberaterin zur Ausstattung ihres Praxisraums. Sie legt sie also in ihr Betriebsvermögen ein und setzt die Teilwerte sofort ab.

5. Tipp: Stelle deinen Partner als 450-€-Kraft ein

Vorteile durch absetzbare Ausgaben
Oft ist es so, dass dein Partner ohnehin mit Aufgaben für deinen Betrieb beschäftigt ist. Vielleicht erledigt er oder sie die Buchführung, wartet deine Bürotechnik, fährt für dich regelmäßig zum Großmarkt, unterstützt dich stundenweise im Verkauf etc.? Dann mache einen offiziellen Arbeitsvertrag daraus!

Steuerlich besonders rentabel ist das, wenn dein Partner als 450-€-Kraft für dich tätig werden kann. Vor- teile:

  • Du kannst die Lohnsteuer pauschal mit 2 % abführen, womit die komplette Steuer abgegolten ist.
  • Du setzt die Lohnzahlung inklusive aller Abgaben als Betriebsausgabe ab. So kannst du mehr Steuern sparen, als du an Abgaben zahlst.
  • Ist dein Partner dein Arbeitnehmer, darfst du ihm zudem die üblichen steuer- und sozialabgabenfreien Gehaltsextras gewähren, die ggf. auch andere Mitarbeiter von dir erhalten. Auf diese Weise verlagerst du an sich private Kosten ganz legal auf deinen Betrieb!

ACHTUNG
Ein beliebtes, abgabenfreies Gehaltsextra ist beispielsweise das Überlassen eines betrieblichen Handys auch für private Gespräche. Bezahlst du ein solches für den bei dir angestellten Partner, entstehen dir absetzbare Betriebsausgaben. Dein Partner dürfte ein privat angeschafftes und unterhaltenes Handy hingegen nicht absetzen.

Beispiel
6.876 € Lohnkosten geltend machen:
Lena Meisters Ehemann ist IT-Techniker und kümmert sich um die Beschaffung und Wartung ihrer Bürotechnik sowie um die tägliche Datensicherung. Dafür zahlt sie ihm monatlich 450 €. Zudem stellt sie ihm ein betriebliches Handy mit Flatrate zur freien Privatnutzung als Gehaltsextra zur Verfügung (Kosten 50 €/Monat). Die 450 € Arbeitslohn wandern von der einen Tasche in die andere, sind also unterm Strich für das Ehepaar nicht relevant. Die Kosten für das Handy müssten die beiden ohnehin tragen, nur dass die jetzt voll absetzbar sind.

An Betriebsausgaben entstehen Lena Meister monatlich


  • 450 € für den Lohn,
  • 140,40 € für die Abgaben an die Minijob-Zentrale (pauschale Lohnsteuer 2 %, pauschale Sozialabgaben 28 %, Umlagen U1, U2) sowie
  • 50 € für das Handy –
insgesamt also 640,40 €/Monat bzw. 7.684,80 €/Jahr.


Das führt zu der hohen Steuerersparnis von 3.227,62 €/ Jahr, wenn das Paar zum Spitzensteuersatz von 42 % veranlagt wird. Davon sind die Mehrkosten in Höhe der Abgaben an die Minijob-Zentrale wieder abzuziehen (1.684,80 €/Jahr), sodass der endgültige Steuerspareffekt im beschriebenen Fall 1.542,82 €/ Jahr beträgt!

Rentabel ab 23 % Grenzsteuersatz
Das vorgestellte Modell rentiert sich schon für dich, wenn du deinem Partner einen Monatslohn von 450 € zahlst und dein persönlicher Grenzsteuersatz 23 % beträgt (oder wenn dein Partner privat krankenversichert ist, weil dann die Abgaben an die Minijob-Zentrale geringer ausfallen).

Berechnungs-Tabelle: Eingesparte Steuern 2017

*) Die Grenzbelastung gibt an, mit welchem Prozentsatz der letzte Euro deines Einkommens versteuert wird. Du ermittelst den Wert für dein voraussichtlich zu versteuerndes Einkommen ohne die in der Tabelle aufgeführten Betriebsausgaben unter www.bmf-steuerrechner.de -> Berechnung der Einkommenssteuer; in der Ergebnistabelle wird der Prozent-Betrag ausgewiesen.

 

Dieser Artikel wurde von BWRmed!a bereitgestellt.
Autor: Günter Stein (Unternehmer)

Selbstständig, BWR Med!a, VNR Verlag

 

3.000€ Steuern als Kleinunternehmer sparen – so gelingts
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