Das Thema Datenschutz ist fĂŒr jedes Unternehmen eine wichtiger Bestandteil fĂŒr einen reibungslosen GeschĂ€ftsbetrieb. Du wirst dich jetzt sicher fragen, was du als Startup viel damit zu tun hast. Aber Datenschutz muss nicht nur in großen Unternehmen umgesetzt werden, sondern auch in deinem Unternehmen. Vor allem dann, wenn du als GrĂŒnder mit personenbezogenen Daten zu tun hast. Dies können Daten deiner Mitarbeiter sein, aber auch personenbezogene Daten von deinen Kunden. Fehlender oder mangelhafter Datenschutz kann dich deinen Existenz kosten und das solltest du wirklich ernst nehmen.

Warum musst du auf den Datenschutz achten?

Im nĂ€chsten Jahr, besser gesagt ab dem 25. Mai 2018, wird das Thema Datenschutz nun so richtig ernst und du kannst dich schon jetzt darauf vorbereiten. Ab dem genannten Datum tritt nĂ€mlich die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung, kurz DS-GVO genannt, in Kraft. Das Thema Datenschutz wird von den Aufsichtsbehörden nun noch ernster genommen und mit dieser neuen Verordnung werden auch die Bußgelder gegen VerstĂ¶ĂŸe gegen den Datenschutz extrem verschĂ€rft. Pro Verstoß sind ab Mai 2018 bis zu 20 Millionen Euro oder 4% des weltweiten Umsatzes, gemessen am Umsatz des Vorjahres, als Bußgeld möglich. Mit dieser deutlichen Anhebung von möglichen Strafen bei VerstĂ¶ĂŸen gegen die Datenschutzschutzregeln sollen aber nicht nur große Konzerne, sondern auch GrĂŒnder wie du abgeschreckt werden. Solch ein Bußgeld kann dich deine Existenz kosten und darĂŒber solltest du dir bewusst sein. Grund genug also auch fĂŒr dich, dass du schon jetzt die entsprechenden Maßnahmen triffst.

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Datenschutz kann fĂŒr dich von Vorteil sein

Warum Datenschutz wirst du dich fragen? In den meisten Startups, vielleicht auch bei dir, werden sehr hĂ€ufig Kundendaten als personenbezogene Daten verarbeitet. Sie stellen in vielen FĂ€llen einen sehr wichtigen und vor allem ĂŒberwiegenden Teil des GeschĂ€ftsmodells dar. Alle Services, die digital durchgefĂŒhrt werden, sind ohne entsprechende Kundendaten nicht möglich. Und diese Daten mĂŒssen geschĂŒtzt sein. Und da liegt auch schon ein großer Vorteil fĂŒr dich. Wenn du guten Datenschutz bzw. vielleicht sogar schon ein Datenschutzmanagement in deinem Betrieb betreibst, dann kannst du dir einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. In erster Linie will natĂŒrlich der Kunde selbst seine Daten sicher geschĂŒtzt wissen, aber auch mehr und mehr GeschĂ€ftspartner und auch mögliche Investoren sehen das Thema Datenschutz als immer wichtiger an und prĂŒfen genau, ob du dich als Unternehmer wirkungsvoll daran hĂ€ltst.

Was kannst du im Vorfeld schon machen?

Ok, bis Mai 2018 ist noch etwas Zeit wirst du dir denken. Aber der Stichtag kommt schneller als du denkst. Und fĂŒr das Thema Datenschutz in deinem Unternehmen bist allein du verantwortlich. Ich will dir hier ein paar Tipps geben, wie du das Thema Datenschutz bei dir so aufbauen kannst, dass du nicht mit Strafen rechnen musst, die deine Existenz bedrohen oder gar zerstören können.

 

Tipp 1: Mach eine Bestandsaufnahme

ZunÀchst einmal solltest du eine Bestandsaufnahme machen.

  • Wo und in welchen Systemen werden bei dir personenbezogene Daten gespeichert.
  • Wer hat darauf alles Zugriff?
  • Hast du möglicherweise auch Dienstleister, die fĂŒr dich arbeiten und die auf diese Daten zugreifen können (beispielsweise Daten deiner Mitarbeiter fĂŒr die Lohnbuchhaltung, CRM-Systeme etc.)?

Tipp 2: Lege ein Verfahrensverzeichnis an

Hast du schon ein Verfahrensverzeichnis? Noch nie davon gehört? Dieses Verfahrensverzeichnis kann als Element des Datenschutzmanagements bezeichnet werden. In diesem Verzeichnis musst du alles dokumentieren, wie in deinem Unternehmen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dies ist nicht freiwillig, sondern wird im § 4d, § 4e des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) vorgeschrieben. Weitere detaillierte Angaben zum Verfahrensverzeichnis kann du hier im Detail nachlesen

Tipp 3: PrĂŒfe die RechtmĂ€ĂŸigkeit der Datenverarbeitung

Du musst prĂŒfen, ob es fĂŒr deine Datenverarbeitung auch eine Rechtsgrundlage gibt. Mir ist klar, dass dies kompliziert klingen mag, aber ich versuche es hier, so einfach und verstĂ€ndlich wie möglich zu beschreiben. Das Datenschutzgesetz besagt, dass personenbezogene Daten nur dann verarbeitet werden dĂŒrfen, wenn auch eine Erlaubnis dafĂŒr vorliegt. Dies bedeutet nichts anderes, als dass dein Kunden dafĂŒr ausdrĂŒcklich seine Einwilligung erteilt hat. Und das wichtige fĂŒr dich ist, dass du auf Nachfrage der Behörden jederzeit diese Einwilligung nachweisen musst. Ich gebe dir deshalb den Ratschlag, alle fĂŒr den Datenschutz relevanten Dokumente, VertrĂ€ge, DatenschutzerklĂ€rungen, Einwilligungen und Informationstexte, beispielsweise auch auf deiner Webseite, genau zu prĂŒfen und bei Bedarf auch zu ergĂ€nzen.

Tipp 4: Brauchst du einen Datenschutzbeauftragten?

Wie sieht es hier bei dir aus? Wenn in deinem Unternehmen mehr als 10 Leute arbeiten, die regelmĂ€ĂŸig mit personenbezogenen Daten arbeiten (dazu gehört schon die regelmĂ€ĂŸige Arbeit an einem PC), dann ist fĂŒr dich gesetzlich vorgeschrieben, dass du einen Datenschutzbeauftragten brauchst. Dies kann jemand aus deinem Unternehmen sein oder auch ein externer Dienstleister. Bestimmst du jemand aus deinem Team dafĂŒr, dann muss dieser aber eine PrĂŒfung ablegen. Dazu gibt es beispielsweise vom TÜV Rheinland Datenschutzbeauftragten-Seminare 

Tipp 5: Sind die Daten richtig geschĂŒtzt?

FĂŒr dich als Unternehmer ist es wichtig, dass alle personenbezogen Daten auch richtig geschĂŒtzt sind. Auch dafĂŒr bist einzig und allein du zustĂ€ndig bzw. verantwortlich. Du musst also auch technische Maßnahmen treffen, damit die Daten ausreichend geschĂŒtzt sind. IT-Sicherheit stellt hier ein wesentliches Element dar. Geregelt werden muss von deiner Seite auch, wer alles in deinem Unternehmen Zugriff auf solche Daten haben darf. Auch dies musst du alles sauber dokumentieren.

Unterlagen, Tipps und Leitfaden fĂŒr die Umsetzung des Datenschutzes kann zu jederzeit ĂŒber die Webseite des Bundesdatenschutzbeauftragten kostenlos erhalten.

Fazit:

Du solltest das Thema Datenschutz nicht auf die leichte Schulter nehmen. Es ist zwar durchaus so, dass lange Zeit dieses Thema von allen Seiten nicht so ernst genommen wurde. Auch die Bußgelder, die bei VerstĂ¶ĂŸen verhĂ€ngt wurden, waren deutlich unter den Kosten, die entstehen, wenn ein vernĂŒnftiges Datenschutzmanagement aufgebaut wurde. Doch ab 2018 Ă€ndert sich dies und dann können VerstĂ¶ĂŸe fĂŒr dich wirklich existenzbedrohend werden. Und das kannst du mit ein paar einfachen Maßnahmen wirklich verhindern. Also, nimm bitte das Thema entsprechend ernst.

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