Worauf beim Einrichten eines Büros zu achten ist!

Die Basis für jedes neu gegründete Unternehmen ist ein funktionierendes Büro. Hier laufen alle Stränge zusammen. Schon bei der Suche nach den passenden Räumlichkeiten können Fehler passieren, die das gesamte Unterfangen ins Schlingern bringen. Das Büro ist die Visitenkarte einer jeden Firma und sollte daher bei jedem Besucher einen soliden Eindruck hinterlassen, ohne überladen zu wirken.

Am wichtigsten aber ist es, die Räumlichkeiten so zu gestalten und einzurichten, dass sich Führungsriege als auch der Mitarbeiterstab auf lange Sicht wohlfühlen, sowie keine gesundheitlichen Nachteile erleiden. Dies gelingt am besten, wenn ergonomische Grundsätze sowie regelmäßige Entspannungs- und Bewegungsphasen berücksichtigt werden, auf die in diesem Artikel gesondert eingegangen wird.

Schlüsselfaktoren für passende Unternehmensräumlichkeiten

Bei der Suche nach geeigneten Räumlichkeiten sind mehrere Faktoren entscheidend. Neben einer günstigen Verkehrsanbindung muss das Objekt mit den Werten, die das Unternehmen vermitteln möchte, vereinbar sein. Junge Unternehmer holen dabei angesichts einer angespannten Finanzlage allzu oft den spitzen Bleistift hervor und mieten ungeeignete Büroräume an, nur weil sie etwas günstiger sind. Dabei wird vergessen, dass jede Gründung dem Wachstumsziel verbunden ist.

Erfolgreiche Unternehmen erweitern sich von Beginn an rasch und ein Umzug nach einigen Monaten ist den Unternehmenszielen abträglich. Daher ist es besser, wenn die Räumlichkeiten mit ein oder zwei Zimmern mehr ausgestattet sind, als dass schon nach kurzer Zeit beengte Zustände eintreten, die dem Unternehmenserfolg schaden.

Bei der Büroeinrichtung ist darauf zu achten, dass die Grundsätze der Ergonomie berücksichtigt werden. Dabei kommt es darauf an, dass Büromöbel wie auch Arbeitsgeräte angeschafft werden, welche die Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellen, damit diese lange konzentriert bleiben und nicht vorzeitig ermüden. Es sollte ausreichend Platz vorhanden sein und ein angenehmes Ambiente vorherrschen, um sowohl Effizienz als auch Produktivität zu steigern.

Auch die Umweltverhältnisse spielen bei der Auswahl des Standorts eine wichtige Rolle. So zeigt es sich, dass eine optimale Raumtemperatur, ein niedriger Geräuschpegel und Tageslicht, das nicht blendet, sich förderlich auf die tägliche Büroarbeit auswirken.

Das richtige Raumkonzept

Bevor an Büromöbel, Anstrich und Ausstattung gedacht werden kann, steht die Raumaufteilung im Fokus. Dabei wird unter drei Konzepten unterschieden, die ihre jeweiligen Vorzüge und Nachteile mit sich bringen.

Das Großraumbüro

Großraumbüros oder sogenannte Open-Space-Konzepte erlauben eine innovative sowie rege Arbeitsatmosphäre und lassen einen intensiven sozialen Austausch zu. Sie sind besonders bei Gründern und Start-ups beliebt, weil sie mit Kostenvorteilen verbunden sind. Arbeitsplätze lassen sich flexibel auf- und abbauen, was einer effektiven Raumnutzung sowie der Eingliederung neuer Mitarbeiter entgegenkommt.

Der Nachteil eines Großraumbüros ist der Umstand, dass sich eine Lautstärke entwickelt, welche die Konzentration der Beschäftigten beeinträchtigt. Laute Gespräche der Kollegen in Verbindung mit klackernden Tastaturen und rasselnden Druckern erreichen schnell einen Geräuschpegel, der zu Müdigkeit, Schlafproblemen sowie Kopfschmerzen führt.

Je mehr Beschäftigte in einer solchen Räumlichkeit zusammenarbeiten, desto negativer stellt sich die Problematik dar. Experten gehen deshalb davon aus, dass nicht mehr als zwanzig Personen in einem Großraumbüro arbeiten sollten.

Das Einzelbüro

Der ideale Raum für konzentriertes Arbeiten ist das Einzelbüro. Ohne Ablenkung kann der Mitarbeiter seiner Arbeit nachgehen und die Rahmenbedingungen nach seinen Vorstellungen gestalten.

Ein einzelner Raum bietet eine vertrauliche Atmosphäre für wichtige Gespräche und Telefonate mit Kunden. Faktoren wie Raumtemperatur oder auch Belüftung bieten kein Konfliktpotenzial und Viren sowie Bakterien verbreiten sich nicht ungehindert, wodurch in der kalten Jahreszeit der Krankenstand innerhalb der Gesamtbelegschaft auf niedrigem Niveau gehalten wird.

Ein Einzelbüro hat auch Nachteile, die vornehmlich mit der Isolation der Mitarbeiter in Zusammenhang stehen. Vor allem wird die direkte Kommunikation erschwert. Dadurch kann sich der kreative Dialog nicht richtig entfalten. Am schwersten wiegt aber wohl, dass sich keine reibungslose Teamarbeit entwickeln kann.

Das Kleinbüro – der vernünftige Kompromiss

Als vernünftigen Kompromiss zwischen Großraum- und Einzelbüro bietet sich das Kleinbüro an. Hier können zwischen zwei und vier Beschäftigte gleichzeitig arbeiten. Vielen Mitarbeitern sagt die damit verbundene Vertraulichkeit zu. Sie können sich besser konzentrieren und effektiver arbeiten als im Open-Space.

Die Geräuschkulisse bleibt im Kleinbüro mit wenigen Mitarbeitern erträglich und die Kosten des Konzepts halten sich in überschaubarem Rahmen. Die soziale Interaktion und ein produktiver Austausch werden ebenso gefördert wie das konzentrierte Arbeiten in einer individuell gestalteten Arbeitsplatzumgebung.

Gesetzliche Vorgaben bei der Bürogestaltung

Der Gesetzgeber hat die Größe der Büroräume, die dafür vorgesehenen Mitarbeiterzahlen und Ausstattungen im Arbeitsschutzgesetz festgelegt. Die Eckpunkte diesbezüglich werden in der Arbeitsstättenverordnung verbindlich vorgeschrieben. Sie sehen pro Arbeitsplatz mindestens acht Quadratmeter vor. Auch die Anzahl der Toiletten, die Schaffung von Pausenräumen und Fluchtwege werden exakt vorgegeben.

Toiletten

Mit der Anmietung der Büroräume und deren optimaler Ausstattung allein ist es nicht getan. Unternehmer und Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, ihren Mitarbeitern Toiletten zur Verfügung zu stellen, die nicht mehr als 100 Meter vom Arbeitsplatz entfernt lokalisiert sind.

Der Gesetzgeber sieht vor, dass die Toiletten nach Geschlechtern getrennt sind, sofern im Büro mehr als zehn Personen gleichzeitig arbeiten. Bei einer geringeren Anzahl von Beschäftigten kann eine Toilette ausreichend sein, wenn eine zeitlich getrennte Nutzung sichergestellt ist. Dabei ist ein zusätzliches Urinal für Männer und ein Handwaschbecken anzubringen. Auch die Anzahl der Toiletten hängt von der Größe des Mitarbeiterstabs ab:

• Bis 10 Beschäftigte: 1 Toilette, 1 Urinal, 1 Waschbecken
• 11 bis 25 Beschäftigte: 2 Toiletten, 1 Waschbecken
• 26 bis 50 Beschäftigte: 3 Toiletten, 1 Waschbecken

Wann ist ein Pausenraum vorgeschrieben?

Die Stellung eines Pausenraums wird dann zur Pflicht, wenn sich in einem Büro mindestens zehn Personen gleichzeitig und vollbeschäftigt aufhalten. Außendienstmitarbeiter und Mitarbeiter in Teilzeit werden dabei nicht mitgezählt.

Wenn die Arbeit überwiegend in Einzelbüros erledigt wird, ist ein Pausenraum nicht zwingend vorgeschrieben. Dabei ist zu berücksichtigen, dass ein Aufenthaltsraum ein soziales Potenzial bietet, das sich positiv auf die Motivation der Mitarbeiter auswirkt.

Tipp: Ein Pausenraum kann außerhalb der Pausenzeiten als Besprechungszimmer oder als Schulungsraum genutzt werden.

Was ist bei einer Gemeinschaftsküche zu bedenken?

In einem Büro ab einer bestimmten Größe und Mitarbeiterzahl gehört eine Büroküche zum guten Ton. Dort kann ein kleiner Imbiss vorbereitet oder Getränke und Essen kühl aufbewahrt werden. Auch der unvermeidliche Kaffee, ohne den kein Büro hierzulande funktioniert, wird am besten in der Gemeinschaftsküche aufgebrüht.

Dabei steht die Sicherheit der Elektrogeräte an erster Stelle, damit ein durch einen Kurzschluss ausgelöster Brand vermieden wird. Die Büroleitung sollte dafür sorgen, dass neuwertige Elektrogeräte zur Verfügung stehen. Außerdem sollte die Belegschaft informiert werden, dass alte Geräte, die Mitarbeiter einbringen möchten, nicht verwendet werden. Zum Büroschluss sind alle Netzstecker zu ziehen.

Gestaltung der Fluchträume

Bevor näher auf die eigentliche Ausstattung eingegangen werden kann, müssen bei der Gestaltung von Büroräumlichkeiten Verkehrs- und Fluchtwege angesprochen werden. So ist vorgeschrieben, dass die Verkehrswege zum Fenster und zu Heizkörpern mindestens 50 Zentimeter breit sind. Für Fluchtwege gelten die folgenden Mindestwerte:

• bis fünf Personen: mindestens 87,5 Zentimeter
• bis 20 Personen: mindestens 100 Zentimeter
• bis 200 Personen: mindestens 120 Zentimeter

In den Fluchtwegen dürfen keine Regale und Schränke aufgestellt werden, die diese Werte einschränken. Falls es das Platzangebot zulässt, sind Büromöbel mit Rollläden oder Schiebetüren zu empfehlen, damit niemand in einer Fluchtsituation durch offene Türen behindert wird. Zudem müssen die Fluchtwege durch entsprechende Schilder gekennzeichnet werden.

Was ist bei der Ausstattung von Büroräumen zu beachten?

Nachdem die Rahmenbedingungen der Bürogestaltung geklärt sind, tritt die Einrichtung und Ausstattung der Arbeitsplätze in den Vordergrund. In Deutschland verbringen etwa 20 Prozent der Beschäftigten ihren gesamten Arbeitstag im Büro.

Dort sind sie üblicherweise täglich acht Stunden in sitzender Stellung an den Schreibtisch gebunden. Werden die Zeiten, die für die Fahrt zur Arbeit, Mahlzeiten und die abendliche Entspannung auf dem Sofa sitzend verbracht werden, aufaddiert, verbringen Büroangestellte die Hälfte des Tages in Sitzposition. Bei dieser Ausgangslage bedarf es keiner Expertise eines Physiotherapeuten, um zu der Erkenntnis zu gelangen, dass eine solche Verhaltensweise sich nachteilig auf die Gesundheit auswirkt.

Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Arbeitgeber darauf achten, ihren Mitarbeitern Arbeitsplätze zur Verfügung zu stellen, die ergonomische Grundsätze berücksichtigen.

Falsche Sitzposition und mangelnde Bewegung als die Ursache vieler Krankheiten

Obwohl zahlreiche wissenschaftliche Untersuchungen zu dem Ergebnis kommen, dass stundenlanges Sitzen die Gesundheit einschränkt, verbringt ein Großteil der Büroarbeiter über Jahre hinweg den Arbeitstag in einer ungenügenden Sitzposition ohne professionelle Ausstattung des Arbeitsplatzes.

Die gesundheitlichen Konsequenzen treten nach und nach in Erscheinung. In der Regel machen sich zuerst Kopfschmerzen und ein undefinierbares Ziehen in der Schultermuskulatur bemerkbar. Später treten Nacken- und Rückenschmerzen auf, die auf erste Haltungsschäden schließen lassen.

Der mit einem Bürojob verbundene Mangel an Bewegung führt zu einer Gewichtszunahme und Durchblutungsstörungen. Es kommt zu Stoffwechselstörungen, einer Schwächung des Immunsystems, es erhöht sich die Anfälligkeit gegenüber Infektionskrankheiten und das Herz-Kreislauf-System wird geschwächt. Im schlimmsten Fall kommt es zu Adipositas, zu Diabetes und zum Herzinfarkt.

Ergonomie am Arbeitsplatz – was ist damit gemeint?

Über Jahrzehnte, wenn nicht Jahrhunderte hinweg, wurde davon ausgegangen, dass der Mensch sich den Bedingungen am Arbeitsplatz anpassen muss, um produktiv und effizient zu arbeiten. Der Ergonomie-Ansatz dreht diese Prämisse um. Demnach ist es für Unternehmen weitaus effektiver, wenn der Mitarbeiter im Mittelpunkt steht und sich das Arbeitsumfeld dem Menschen anpasst.

Für die Büroarbeit bedeutet dieser Erkenntnisgewinn, dass der Arbeitsplatz so zu gestalten ist, dass die Beschäftigten sich wohlfühlen und langfristig ohne gesundheitliche Beschwerden ihrem Tagwerk nachgehen können. Ergonomie am Arbeitsplatz ist ein umfassendes Konzept und bezieht neben den Büromöbeln wie auch Arbeitsgeräten das gesamte Arbeitsplatzumfeld mit ein.

Welche Vorteile sind mit einem ergonomischen Büro verbunden?

Im Büro ist es unvermeidlich, mehrere Stunden am Tag im Sitzen zu verbringen. Wenn die Arbeitsplatzumgebung jedoch die körperlichen und geistigen Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigt, machen sich langfristig folgende Vorteile bemerkbar:

• Wohlbefinden wird gesteigert: Ein verspannter Rücken oder ein schmerzender Nacken greifen sofort die Motivation der Mitarbeiter an. Mit dem Wohlbefinden schwindet die Effizienz und der Konsum von Schmerzmittel steigert sich beträchtlich. Wer schmerzfrei ist, dessen Arbeitsleistung steigert sich erheblich.
• Längere Konzentrationsphasen: Stundenlanges Sitzen in einer unangebrachten Position nötigt dem Organismus eine hohe Energieleistung ab. Die Beschäftigten ermüden schnell und fühlen sich lange vor Feierabend ermattet sowie ausgelaugt. Ergonomische Maßnahmen dagegen erleichtern die Sauerstoffzufuhr zum Gehirn und fördern die Durchblutung, wodurch sowohl die Konzentrationsfähigkeit länger auf hohem Niveau gehalten als auch die Produktivität gefördert wird.
• Weniger Krankheits- und Fehltage: Wer Schmerzen hat, geht zum Arzt. In der Regel wird der betroffene Mitarbeiter krankgeschrieben und fehlt dem Unternehmen einige Tage oder gar Wochen. Arbeitgeber, die bei der Bürogestaltung nach ergonomischen Grundsätzen handeln, werden mit einem niedrigen Krankenstand belohnt.

Wie sieht ein produktives und effizientes Büro aus?

Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitern optimale Arbeitsbedingungen bieten möchten, müssen die folgenden Teilbereiche berücksichtigen:

• Einen angenehmen Fußbodenbelag
• Die Ausstattung mit ergonomischen Büromöbeln
• Die Anschaffung adäquater Arbeitsmaterialien und -geräte
• Die Gestaltung einer produktiven Arbeitsumgebung

Der richtige Fußbodenbelag

Der Fußboden im Büro muss nicht nur hochwertig aussehen, er sollte auch belastbar und strapazierfähig sein sowie die Gesundheit der Mitarbeiter schonen. Dabei lohnt es sich, auf hochwertige Materialien zurückzugreifen.

Am gediegensten wirkt dabei ein Parkettboden. Dieser hat die beste Ausstrahlung, ist besonders langlebig und besitzt dämpfende Eigenschaften, die sich positiv auf die Gelenke auswirken. Allerdings sind Parkettböden mit einer aufwendigen Pflege und einem hohen Kostenaufwand verbunden.

Laminat dagegen ist preisgünstig und besitzt ebenfalls dämpfende Tritteigenschaften. Es sieht hochwertig aus, billigere Versionen nutzen sich allerdings schnell ab. Am besten eignet sich für Gründer ein Teppichboden. Auch dieser ist mit geringen Ausgaben verbunden und schützt die Gelenke. Außerdem schlucken Teppichböden den Trittschall und hemmen den Staubflug.

Die Büromöbel

Im Zentrum des ergonomischen Büros stehen naturgemäß die Büromöbel, also der Stuhl und der Schreibtisch.

Der Bürostuhl

Der ergonomische Bürostuhl besitzt mehrere Eigenschaften. Dabei sollte sich das Sitzmöbel individuell an die Körpermaße der Mitarbeiter anpassen lassen. Dieser Umstand bringt es mit sich, dass das Möbel in der Höhe verstellbar ist und bewegliche Armlehnen besitzt. Er erlaubt wechselnde Sitzpositionen, wodurch sich immer wieder ganze Muskelpartien entspannen können.

Die beste Sitzposition wird dann erreicht, wenn die Fußsohlen bündig auf dem Boden stehen, die Knie 90° angewinkelt sind und die Oberschenkel flach auf der Sitzfläche aufliegen. Wenn die Lehne genutzt wird, sollten zwischen Kniekehlen und Sitzfläche etwa drei Zentimeter Abstand eingehalten werden.

Der höhenverstellbare Schreibtisch

Um die Gesundheit der Mitarbeiter zu schonen, lohnt sich die Anschaffung eines stufenlos höhenverstellbaren Schreibtisches. Diesen können mehrere Beschäftigte nutzen, was bei einer hohen Mitarbeiterfluktuation von Vorteil ist. Vor allem aber kann während des Arbeitstages fließend von einer sitzenden in eine stehende Position gewechselt werden, wodurch der Bewegungsapparat geschont und die Durchblutung gefördert wird.

Ergonomische Schreibtische zeichnen sich zudem durch eine Größe von etwa 160 x 80 Zentimeter aus. Die Tischplatte befindet sich dabei 30 Zentimeter über der Sitzfläche. Unter dem Tisch sollten keine Kartons verstaut werden. Auch Kabelsalat ist zu vermeiden. Beides engt unnötigerweise die Beinfreiheit ein.

Tipp: Als Faustformel für die optimale Höhe eines Schreibtisches gilt: Körpergröße dividiert durch 2,43. Bei einem Mitarbeiter mit 1,75 Größe sollte die Tischplatte in sitzender 72 Zentimeter hoch sein.

Das Laufband im Büro

Gegen Müdigkeit, Stress, Durchblutungsstörungen und Gewichtszunahme hilft vor allem regelmäßige Bewegung. Nun lassen sich sportliche Aktivitäten während der Arbeitszeit nur eingeschränkt durchführen. Ein Bürolaufband verbindet den Wunsch nach gesundem, effizientem und produktivem Arbeiten mit dem Verlangen nach Bewegung. Die speziell auf die Bedürfnisse des Büros abgestimmten Laufbänder sind in ihrer Geschwindigkeit begrenzt und werden während der Arbeit am PC genutzt. 

Die Arbeitsmaterialien

Neben dem Stuhl sowie dem Schreibtisch ist dem Computer, der Maus und der Tastatur ein besonderes Augenmerk zu schenken. Viele Start-ups begnügen sich mit der Anschaffung von 15-Zoll-Monitoren. Dadurch wird die Effizienz und Produktivität merklich eingeschränkt. Es hat sich herausgestellt, dass das Arbeitspensum bei der Verwendung von größeren Bildschirmen entscheidend schneller bewältigt wird. So gewährleistet ein 24-Zoll-Monitor im Vergleich zu einem 18-Zoll-Monitor im Durchschnitt eine Zeitersparnis von 50 Prozent.

Auch die Positionierung des Bildschirms ist von Bedeutung. Es sollte darauf Wert gelegt werden, dass der Monitor etwa 50 bis 70 Zentimeter vor den Augen positioniert ist und die Bildschirmoberkante sich auf Augenhöhe befindet. Damit Spiegelungen vermieden werden, sollte der Bildschirm um etwa 15° nach hinten geneigt sein.

Für Tastatur, Maus und Mauspads sind schon seit längerem ergonomische Modelle auf dem Markt, die ein unnatürliches Abknicken der Handgelenke verhindern. Diese sind herkömmlichen Ausführungen vorzuziehen. Es ist darauf zu achten, Maus und Tastatur etwa 15 Zentimeter von der Tischkante entfernt zu positionieren.

Die produktive Büroumgebung

Zu wenig Beachtung finden ergonomische Grundsätze in der Regel bei der Ausgestaltung der Büroumgebung. So wird davon ausgegangen, dass pro Arbeitsplatz etwa zwölf Quadratmeter optimal sind, damit sich die Beschäftigten störungsfrei ihren Aufgaben widmen können. Überdies spielen weitere Faktoren eine wichtige Rolle.

Wandfarbe

Im Büro sind es vor allem helle Farben, die ein konzentriertes Arbeiten fördern. Am besten eignet sich klassisches Weiß, das die Räume größer erscheinen lässt und für die gewünschte Helligkeit sorgt.

Es empfiehlt sich allerdings, mit Akzentuierungen zu arbeiten. Diese ermöglichen einerseits ein einheitliches Corporate Design, welches vornehmlich auf Besucher einprägend wirkt. Außerdem lassen sich bestimmte Farben dazu nutzen, die Kreativität und Konzentration der Mitarbeiter zu fördern, sofern sie nicht zu geballt in Erscheinung treten.

• Blau: Wirkt beruhigend wie auch entspannend und fördert die Konzentrationsfähigkeit.
• Gelb: Diese Farbe hat eine ermüdende Wirkung und sollte, wenn überhaupt, nur im Pausenraum Verwendung finden.
• Grün: Das Gehirn verbindet Grüntöne mit Freiheit, Entspannung und Glück. Grün ist daher für alle Büros geeignet, sofern nicht übertrieben wird.
• Rot: Dominantes Rot steht für Selbstsicherheit, Dynamik, Kreativität und Energie. Es sollte vornehmlich in Meeting- und Teamarbeitsräumen zum Einsatz kommen.

Beleuchtung

Die Fensterfläche sollte mindestens zehn Prozent der gesamten Wandfläche einnehmen. Lampen sind für eine indirekte Beleuchtung gedacht und sollten immer für eine Lichtstärke von mindestens 500 Lux sorgen.

Raumklima

Die optimale Raumtemperatur im ergonomischen Büro beläuft sich bei 20 bis 22° Celsius. Beste Arbeitsbedingungen herrschen vor, wenn der Lärmpegel 55 Dezibel nicht überschreitet. Die Luftfeuchtigkeit sollte zwischen 40 und 60 Prozent betragen. Zusätzlich fördern großblättrige Pflanzen ein angenehmes Raumklima. Letztendlich sollte nicht vergessen werden, die Räumlichkeiten regelmäßig zu lüften, damit Sauerstoffmangel vermieden wird.